¶ Folha de rosto
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Elaboração, distribuição, informações:
Ministério da Agricultura e Pecuária
Secretaria de Defesa Agropecuária - SDA
Departamento de Gestão Corporativa - DEGES
Esplanada dos Ministérios, Bloco D, Anexo B, 4º andar, sala 448
CEP: 70043-900, Brasília - DF
Tel.: (61) 3218- 3748
www.agricultura.gov.br
e- mail: cge.deges@agro.gov.br
Central de Relacionamento: 0800 704 1995
Equipe Técnica:
André Nepomuceno Dusi
Carolini Gonçalves Nascimento
Cecília de Menezes Sá Muniz
Fabrício Muniz Teles Brandão
Juliana Cristina Bastos Moreira Guimarães
Maria Noemia Zerbini Fernandes Leão
Thales Ricardo da Costa de Paula dos Santos
¶ Folha resumo
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Macroprocesso: 02 - Gestão estratégica |
Objetivo: Orientar a metodologia de planejamento, execução, monitoramento e avaliação das ações e indicadores do Modelo de Gestão Integrada da Defesa Agropecuária - MGDA.
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Processo: 02.05 - Monitoramento e avaliação da estratégia
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Entrega:
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Público alvo e demais interessados: Gestores e Servidores da SDA e suas unidades organizacionais, unidades descentralizadas e DDA/SFA. |
Versão do documento: 2 |
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Setor responsável e responsabilidades A Coordenação-Geral de Operações e Projetos, do Departamento de Gestão Corporativa é responsável pela elaboração, atualização e envio para aprovação deste manual, tendo responsabilidade quanto aos procedimentos descritos no documento. |
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¶ 1. Siglas e Definições
¶ 1.1. Siglas
AC - Análise Crítica
CGE - Coordenação de Gestão Estratégica
CGOP - Coordenação-Geral de Operações e Projetos
DDA - Divisão de Defesa Agropecuária
DEGES - Departamento de Gestão Corporativa
DIPLAM - Divisão de Planejamento, Monitoramento e Avaliação
MGDA - Modelo de Gestão Integrada da Defesa Agropecuária
OKR – Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave)
PDA - Plano de Defesa Agropecuária
PDCA - Plan-Do-Check-Act
PPA – Plano Plurianual da União
SA - Strategic Adviser
SDA - Secretaria de Defesa Agropecuária
¶ 1.2. Definições
¶ 1.2.1 Modelo de Gestão Integrada de Defesa Agropecuária - MGDA
O Modelo de Gestão Integrada da Defesa Agropecuária - MGDA, criado pela Portaria Nº 132, de 27 de junho de 2019, tem como objetivo orientar a gestão da SDA e contribuir com a obtenção de resultados, por meio da integração de um conjunto de modelos, ferramentas de gestão, tecnologias da informação e metodologias.
O MGDA é lógico, conciso e integrado, alinhando as ações da SDA aos instrumentos de gestão, como PPA, LDO/LOA, Plano Estratégico do MAPA, gestão de projetos e processos, dentre outros. Além disso, o Modelo de Gestão Integrada da Defesa Agropecuária incorpora o ciclo PDCA - planejar, executar, monitorar, avaliar e prover feedback - e foi construído observando os três grandes níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional.
¶ 1.2.2 Nível Estratégico
Contém o planejamento de médio e longo prazo das ações para desenvolvimento e inovação estratégica da SDA, promovendo o fortalecimento da sustentabilidade da Defesa Agropecuária. O nível estratégico é composto por três planos fundamentais:
- Plano Plurianual da União (PPA) é o instrumento de planejamento a médio prazo do Governo Federal e define as diretrizes, objetivos e metas da Administração Pública Federal. É estabelecido por lei e possui vigência de quatro anos.
- Plano Estratégico do Ministério da Agricultura (PE-MAPA) apresenta a missão, a visão de futuro, os valores organizacionais e as estratégias de longo prazo do Ministério da Agricultura e Pecuária, para o horizonte de 2020 a 2031. O Plano Estratégico do MAPA está alinhado aos instrumentos de planejamento do Governo Federal, como a Estratégia Federal de Desenvolvimento para o Brasil (EFD 2020-2031) e o Plano Plurianual da União (PPA). Seus principais componentes são: Objetivos Estratégicos, Indicadores de Desempenho e Iniciativas Estratégicas. Atualmente, a SDA possui sete indicadores sob sua responsabilidade, em quatro dos dezenove Objetivos Específicos.
- Plano de Defesa Agropecuária (PDA) da SDA, trata-se da consolidação do planejamento das estratégias de médio prazo de todos os Departamentos da SDA, alinhadas às estratégias do MAPA e do PPA do Governo Federal. Utiliza a metodologia OKR (Objectives and Key Results), para definição de objetivos (O) e resultados-chave (KR) para gestão das ações finalísticas. Juntamente com o PDA de cada uma das Unidades da Federação, compõe o Plano Plurianual do SUASA (PPA-SUASA). O PDA-SDA atual possui vigência até 2027.
¶ 1.2.3 Nível Tático
Tradução e execução das decisões estratégicas em planos concretos no nível de Departamento. É composto por indicadores de interesse do Departamento e de monitoramento, que não possuem metas pré-estabelecidas. Neste nível tem-se também os indicadores do Programa de Modernização e Fortalecimento da Defesa Agropecuária - ProDefesa.
¶ 1.2.4 Nível Operacional
Apresenta os indicadores relacionados à execução das principais atividades finalísticas dos Departamentos, alinhadas aos níveis estratégico e tático. São indicadores essenciais para manter registros exatos e atualizados das atividades da Organização, além de possuírem metas periódicas.
¶ 1.2.5 Metodologias
O MGDA adota metodologias como ciclo PDCA e OKR.
¶ 1.2.6 Strategic Adviser – SA
A Secretaria de Defesa Agropecuária utiliza o software Strategic Adviser - SA para monitorar e avaliar seu desempenho, por meio de indicadores, planos de ação e projetos.
No módulo Governance Manager, os indicadores e planos de ação são organizados por Departamento, nos três níveis de planejamento (estratégico, tático e operacional).
No módulo Project Manager estão os projetos, e seu gerenciamento ocorre conforme o Método de Gestão de Projetos do MAPA.
¶ 2. Responsabilidades
O presente Manual possui vigência e prazo indeterminados e será revisado sempre que necessário, no mínimo anualmente, pela Coordenação de Gestão Estratégica, da Coordenação-Geral de Operações e Projetos, do Departamento de Gestão Corporativa (CGE/CGOP/DEGES) e aprovado pela Secretaria de Defesa Agropecuária (SDA).
A gestão deste manual está sob a responsabilidade do DEGES que prestará auxílio ao público-alvo leitor. Dúvidas ou sugestões quanto à aplicação deste manual devem ser submetidas ao Departamento responsável.
A publicação e a atualização das versões na plataforma oficial da SDA, para acesso pelo público-alvo, serão de responsabilidade da Secretaria, representada pelo Departamento de Gestão Corporativa - DEGES.
¶ 3. Objetivo
O Manual de Indicadores do MGDA tem como objetivo orientar a metodologia de planejamento, execução, monitoramento e avaliação das ações e indicadores do Modelo de Gestão Integrada da Defesa Agropecuária - MGDA.
¶ 4. Procedimentos
¶ 4.1 Planejamento
O PPA governamental tem vigência de quatro anos, sendo o atual com vigência até 2027, quando deverá ser planejado o PPA 2028–2031, de forma alinhada ao PPA-SUASA e, ao mesmo tempo, orientando o PPA-SUASA 2028-2032. Observe a figura abaixo:
O Plano Estratégico do MAPA tem vigência até 2031, quando será realizado o novo planejamento de longo prazo para o Ministério. Já o PDA atual tem vigência até 2027, quando deverá ser planejado o PDA para o período de 2028 a 2032, como parte do PPA-SUASA.
O planejamento dos níveis Tático e Operacional ocorre anualmente junto à revisão dos indicadores e planos de ação dos Departamentos.
¶ 4.2 Execução
alimentação dos indicadores, isto é, a inserção no SA dos resultados obtidos, deve ser feita até o dia 10 do mês subsequente. Exemplos: para indicadores mensais, o resultado de janeiro deve ser informado no sistema até o dia 10/02; e o resultado de fevereiro deve ser inserido até 10/03. Para indicadores trimestrais, até os dias 10/01, 10/04, 10/07 e 10/10.
Em geral, os indicadores do PDA são semestrais e os operacionais mensais, mas outras periodicidades podem ser definidas em casos específicos.
¶ 4.3 Monitoramento
O monitoramento dos indicadores deverá ser realizado entre os dias 11 e 15 do mês de alimentação do indicador, em três níveis: pelo gestor técnico responsável pelo indicador, pelo gestor do Departamento e pela Divisão de Planejamento, Monitoramento e Avaliação do Departamento de Gestão Corporativa (DIPLAM/CGE/CGOP/DEGES).
Para facilitar o monitoramento, serão criados painéis no SA para os indicadores de cada Departamento, em seus respectivos níveis, dentro das pastas “Painéis de monitoramento”.
Cabe à DIPLAM/CGE/CGOP/DEGES consolidar e divulgar os relatórios de monitoramento dos indicadores, a partir das informações inseridas no SA pelos Departamentos, e para isso serão utilizadas, entre outros, Ferramentas de Análise do SA (como por exemplo, a Evolução de Indicadores).
¶ 4.4 Avaliação
A metodologia utilizada para a avaliação é a Análise Crítica – AC. Trata-se do estudo geral de uma Pasta ou Indicador, tendo como objetivo avaliar os resultados obtidos em relação ao planejado e a identificação de pontos de melhoria no seu andamento.
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A Análise Crítica deve ser feita na Aba específica do SA para este fim e deve ser abordado:
- O desempenho observado em comparação com as metas;
- A performance do Indicador; e
- Eventuais restrições a serem superadas.
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Os responsáveis pelos indicadores da Sede e os chefes dos SISV, SIFISV, SIPOV, SISA, SIPOA, SEGRV e NUSORG no nível operacional deverão fazer até os dias 31 de janeiro e 31 de julho:
- Uma Análise Crítica para o seu conjunto de indicadores operacionais da Sede;
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- Uma Análise Crítica para a pasta do Serviço ou Núcleo no nível operacional;
Cada Departamento deverá fazer até o dia 15 de fevereiro:
- Uma análise crítica para a pasta do Departamento;
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- Uma para cada macrotema dos indicadores operacionais compilados, quando houver
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O primeiro Evento de Análise ocorrerá até dia 31 de janeiro de 2025.
¶ 4.5 Feedback
É importante dar um retorno para a equipe quanto aos dados informados nos indicadores, visando o engajamento nos processos de gestão e monitoramento, bem como a melhoria contínua dos resultados. Assim, são elaborados os relatórios de gestão e outras formas de divulgação, e é incentivada a realização de reuniões periódicas de acompanhamento, para tratar dos resultados de indicadores, planos de ação e projetos.
¶ 4.6 Revisão
Sob orientação do DEGES, deverá ser realizada uma revisão dos indicadores, para verificar se permanecem, ou se devem ser ajustados ou concluídos.
Confira os períodos de revisão:
- Plano Plurianual - PPA: anual, geralmente no segundo semestre, sob orientação da Secretaria Executiva – CGPLAN/SE.
- Plano Estratégico - PE: à critério da Assessoria Especial de Assuntos Estratégicos - AEST.
- Plano de Defesa Agropecuária - PDA-SDA: anualmente, nos meses de março e abril, sob orientação do Departamento de Gestão Corporativa (DEGES/SDA) e do Departamento de Suporte e Normas (DSN/SDA), no que tange ao PPA-SUASA.
- Níveis Operacional e Tático: os indicadores deverão ser revisados anualmente, nos meses de outubro e novembro, sob orientação do Departamento de Gestão Corporativa (DEGES/SDA).
¶ 5. Base legal e documentos de referência
¶ 5.1 Base legal
- Decreto nº 11.332, de 1º de janeiro de 2023
- Portaria Nº 132, de 27 de junho de 2019
- Portaria SDA/MAPA n° 611, de 8 de julho de 2022
- Portaria n° 581, de 5 de maio de 2023
¶ 5.2 Documentos de referência
- Plano Plurianual – PPA
- Plano Estratégico do MAPA
- PPA-SUASA
- Método de Gestão de Projetos, Programas e Portfólios do MAPA
¶ 6. Disposições Gerais
As sugestões para aprimoramento ou possíveis correções deste documento devem ser direcionadas ao Departamento responsável, para alinhamento das melhores práticas de mercado, legislação vigente e/ou regulamentações, que não tenham sido contempladas na versão vigente.
¶ 7. Histórico de revisões
| Versão | Conteúdo alterado | Data | Motivo |
|---|---|---|---|
| 1 | - | Elaboração do documento | |
| 2 | Ajustes e acréscimos da Análise Crítica - AC | 05/07/2024 | Aprimoramento da metodologia dos Indicadores de Desempenho e adaptação de cronograma. |
¶ 8. Anexos
¶ 8.1 Anexo I – Padronização de indicadores
- O período dos indicadores deve ser até o último dia do mês;
- Os indicadores táticos e operacionais alimentados pela sede devem começar com a sigla da Coordenação-geral ou equivalente;
- Os indicadores alimentados por unidades fora da sede devem começar com a sigla do estado;
- O gestor deve ser o Diretor do Departamento, enquanto o responsável deve ser o ponto focal da alimentação do indicador no SA;
- Os indicadores alimentados pela sede devem ter como gerente o Coordenador-Geral e, para os SISV, SIFISV, SIPOV e SISA, o gerente deve ser o DDA.
- Os indicadores que não possuem metas definidas devem ser configurados no SA como do tipo “monitoramento”;
- Os indicadores compilados devem ser organizados em subpastas a serem definidas pelos Departamentos, de acordo com macrotemas/Coordenações-gerais.
¶ 8.2 Anexo II - Estrutura de indicadores do MGDA no Strategic Adviser (SA)
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