¶ Folha resumo
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Macroprocesso: 30 – Gestão de pessoas |
Objetivo: Procedimento operacional para atividades envolvidas na convocação de servidores para deslocamentos, em situação de declarada emergência, e outras situações relacionadas |
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Processo: 30.02 – Gerenciamento do recrutamento e seleção de pessoas |
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Entrega:
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Público alvo e demais interessados: Auditores Fiscais Federais Agropecuários e Técnicos de Fiscalização das diversas Unidades descentralizadas |
Versão do documento: 1.1 |
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Setor responsável e responsabilidades Elaboração: Departamento de Gestão Corporativa (DEGES) Revisão: Gabinete da Secretaria de Defesa Agropecuária (GAB-SDA) Aprovação: Gabinete da Secretaria de Defesa Agropecuária (GAB-SDA) |
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¶ Definições e conceitos
Siglas:
DDA/SFA - Divisão de Defesa Agropecuária
DEGES - Departamento de Gestão Corporativa
MAPA – Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
PCDP – Proposta de Concessão de Diárias e Passagens
SCDP – Sistema de Concessão de Diárias e Passagens
SDA – Secretaria de Defesa Agropecuária
SEI – Sistema Eletrônico de Informações
SFA - Superintendência Federal de Agricultura, Pecuária e Abastecimento
SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira
UGE – Unidade Gestora Executora
¶ Responsabilidades
O presente manual possui vigência e prazo indeterminado e será revisado sempre que necessário, ou anualmente, pelo Departamento de Gestão Corporativa (DEGES) e aprovada pela Secretaria de Defesa Agropecuária (SDA).
A gestão desse manual está sob a responsabilidade da Secretaria de Defesa Agropecuária (SDA), que prestará auxílio ao público-alvo leitor. Dúvidas e/ou sugestões quanto a aplicação deste manual deve ser submetida ao Departamento responsável.
A publicação e atualização das versões na plataforma oficial da Secretaria de Defesa Agropecuária (SDA) para acesso pelo público-alvo será de responsabilidade da Secretaria representada pelo Departamento de Gestão Corporativa (DEGES).
¶ Objetivo
Estabelece a padronização de rotinas, relacionadas a necessidade de deslocamentos, em situações com declaração de estado de emergência e outras situações relacionadas, a exemplo da Portaria MAPA nº 249, de 4/8/2021, considerando a autorização prévia, de que trata o Artigo 1º, inciso III, da Portaria 107/2020 e, ainda, AUTORIZAÇÃO EXCEPCIONAL concedida a SDA, pelo Despacho nº 1.184/2021/SE/MAPA NUP Nº 21000.0067335/2021-11, para convocação de Auditores Fiscais Federais Agropecuários e Técnicos de Fiscalização, das diversas Unidades descentralizadas.
¶ Procedimentos
¶ Início do processo
Descrição: Identificado a situação de risco e/ou emergência declarada onde requer a necessidade de deslocamentos com autorização prévia/Excepcional e o Fluxo rápido do SCDP
¶ Atividade 1 – Autuar processo no SEI
Responsável: Solicitante (DDA/SFA ou Departamento técnico da SDA)
Descrição: Autuar processo no SEI utilizando o tipo de processo com o nome “Viagem: No País (Diárias, Passagens e Relatório)” contendo os documentos necessários.
Anexar documento ou projeto básico, no processo SEI, contemplando a programação da atividade a ser realizada, período das atividades e orientações diversas ao indicado ou convocado, se necessário. Caso eventualmente tenha a participação na operação de servidores de outros Órgãos, obrigatoriamente deverá ser elaborado projeto básico, que deve ser submetido à Secretaria Executiva.
Encaminhar para Unidade de lotação e exercício dos Servidores convocados. Após confirmação dos convocados e/ou convidados a documentação que motiva o deslocamento deverá ser encaminhada ao Departamento, Gab SDA e, em sendo o caso, a Secretaria Executiva (quando envolver servidores de outros Órgãos, que não seja do MAPA)
Para os servidores da Sede
1. Providenciar o levantamento das necessidades de recursos por Plano Interno.
2. A Unidade técnica responsável deverá realizar a programação para: UG 130007 – Natureza da Despesa 3390.14 (diárias servidor) e 3390.36 (diárias colaborador) e para UG 130005 – N.da Despesa 3390.33; 3390.39 (passagens/bagagens, tx embarque).
Para servidores de outras Unidades (UGE’s - SFA’s)
1. Deve ser realizada programação dos recursos nas Naturezas de Despesa de acordo com à demanda estimada pelo DDA/SFA ou Departamento Técnico para as despesas tais como: com diárias; material de consumo (combustível); serviços de terceiros pessoa jurídica), considerando a força de trabalho que será envolvida na atividade.
2. A Unidade deverá manter o controle tanto da dotação recebida, como da despesa realizada, para prestação de contas após as atividades.
¶ Atividade 2 – Cadastrar deslocamento no sistema SCDP
Responsável: Solicitante (DDA/SFA ou Departamento técnico da SDA)
Descrição: Está disponível modelo de formulário de PCDP no SEI (que pode ser adaptado a realidade da Unidade). No entanto o FORMULÁRIO não será de uso obrigatório quando se tratar de servidor do MAPA, podendo ou não ser utilizado. No caso de não utilização, o solicitante ou proponente (chefia imediata ou assessor proponente em nível de Departamento), deverá adotar todas providências, com as informações necessárias de atendimento as normas legais, sobre deslocamentos, com o cadastro no SCDP, onde deve constar os registros e documentos que identifiquem: (origem/destino; roteiro da viagem, meio de transporte; programação do evento, autorização da chefia imediata, cópia da Portaria 107; ou Portaria 209/2021; ou Despacho 1.184/2021/SE/MAPA-Autorização Excepcional, etc).
Toda documentação relacionada ao deslocamento deverá estar em formato PDF, e inserida no SCDP, devendo ainda, os encaminhamentos serem realizados, preferencialmente, a tempo de possibilitar que a Unidade administrativa da Unidade Gestora Executora - UGE providencie reserva e emissão das passagens e o pagamento das diárias antes dos deslocamentos, considerando o que dispõe o artigo 5º do Decreto 5.992/2006.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 2 – Aprovar despesas
Responsável: Ordenador de despesa (Secretário da SDA/Adjunto ou Superintendente da SFA/Substituto)
Descrição: Após análise documental para suporte no SCDP, conforme Portaria 185/2019, é aprovada pelo titular do Órgão, diretamente no sistema SCDP, quando o deslocamento for centralizado na SDA, o mesmo ocorrendo quando descentralizado a SFA.
Através do Sistema SCDP, Artigo 9º da Portaria GM/MAPA nº 185, de 11/9/2019, no que couber; art. 12; art. 16; art. 17, devendo, também, ser considerado para os fins, o disposto nas demais normas (Portaria 71 e 107); e art. 33, no que couber e art. 34 da Portaria 185, da mesma forma ocorre no âmbito da SFA.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 1 – Reservar passagem
Responsável: Unidade Gestora Executora (UGE): SDA ou SFA
Descrição: Após cotação/aprovação é por meio do Solicitante de Passagem, designado, o encaminhamento autorizando a agência contratada realizar a emissão do bilhete. Orientações para emissão do bilhete de passagem Portaria 185, de 11/9/2019; destacando-se o Artigo 6º, artigo 9º, no que couber; art. 11/12; art. 16, devendo ser considerado ainda atualizações sobre excepcionalidades específicas dispostas nas demais normas (Artigo 3º da Portaria 107). Ainda outras normas relacionadas a transporte de bagagens e complementares (IN nº 4/2017 do então MP).
¶ Subprocesso 2 - Atividade 3 – Pagar diárias
Responsável: Unidade Gestora Executora (UGE): SDA ou SFA
Descrição: Conforme Decreto nº 5.992/2006, os pagamentos autorizados serão lançados diretamente no Sistema Integrado de Administração Financeira-SIAFI do Governo Federal. O crédito na conta do Proposto ocorrerá após a autorização do Gestor financeiro e do Ordenador de despesa.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 4 – Realizar deslocamento
Responsável: Proposto/solicitante
Descrição: Após a emissão da passagem o Proposto recebe o comunicado em seu e-mail, do bilhete, com as informações necessárias do seu voo, para conferência e realização da viagem, quando a viagem for via aérea. Quando a viagem se der por via terrestre o próprio Sistema emite mensagens ao servidor, quando ele está habilitado a receber mensagem pelo sistema, e cadastrado com e-mail institucional, atualizado, ou, ainda o proposto ou solicitante da viagem pode acompanhar o processamento no Sistema SCDP, até aprovação pelo proponente, e autorização do pagamento de suas diárias.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 5 – Prestar contas
Responsável: Proposto/solicitante
Descrição: Portaria 185, artigo 5º, 6º, § 2º do art. 9º, art. 15, art. 27 a 32. Após realização da viagem deverá ser realizada, em até 5 (cinco) dias do retorno a prestação de contas. Nos deslocamentos no País, o Solicitante ou proposto deverá anexar à PCDP os comprovantes de deslocamento, conforme meio de transporte utilizado. Para viagem aérea os bilhetes ou canhotos dos cartões de embarque, e em veículo oficial a juntada do SCVA é de obrigatoriedade. Em viagens realizadas com veículo próprio, autorizada, é necessária apresentação de relatório das atividades realizadas, aprovado pela chefia imediata.
Caso seja necessária devolução de valores de diárias/despesas pagas indevidamente, o Solicitante encaminhará à Unidade que realizou o pagamento, pedido de emissão de GRU no valor recebido a maior ou integralmente, devendo ser recolhida pelo Proposto, que anexará o comprovante na PCDP/SCDP para conclusão da prestação de contas.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 6 – Analisar prestação de contas
Responsável: Autoridade superior no SCDP (Secretário da SDA/Adjunto ou Superintendente da SFA / Substituto)
Descrição: A prestação de contas é a confirmação das despesas da viagem quando do retorno à sede de exercício, sendo um dever do Proposto, a ser operacionalizado no SCDP pelo Solicitante. Artigo 9º § 2º; art, 15; art. 27; art. 28 a 32 da Portaria 185/2019.
¶ Subprocesso 2 - Atividade 7 – Concluir solicitação
Responsável: Autoridade superior no SCDP (Secretário da SDA/Adjunto ou Superintendente da SFA / Substituto)
Descrição: Com a inclusão no SCDP da documentação de confirmação da despesa, da viagem, por parte do proposto, ocorre a análise da prestação de contas, com os dados cadastrados, não ocorrendo pendência o Proponente aprova a Prestação de Contas, ficando concluída a PCDP no Sistema SCDP. Também é regulamentado pela Portaria 185/2019.
¶ Atividade 3 – Atualizar processo no SEI
Responsável: Solicitante (DDA/SFA ou Departamento técnico da SDA)
Descrição: Atualizar o processo no SEI com toda a documentação gerada no deslocamento.
¶ Final do processo
Descrição: Após atualização do processo no SEI e os encaminhamentos necessários o processo é finalizado.
¶ Base legal e documentos de referência
- Decreto 5.992/2006
- Portaria MAPA nº 185/2019
- Decreto nº 10.193, de 27 de dezembro de 2019
- Portaria /MAPA nº 71/2020
- Portaria /MAPA nº 107/2020
- Despacho nº 1.184/2021/SE/MAPA - NUP Nº 21000.0067335/2021-11
- Instrução Normativa MP nº 4, de 11/7/2017
- Portaria MAPA nº 249, de 4/8/2021
¶ Disposições Gerais
Aos servidores e empregados do MAPA que utilizarem veículos oficiais nas suas atividades, o SCVA é de preenchimento/registro obrigatório para liberação do veículo, para fins de deslocamentos para as atividades externas regulamentares. Servidores/Empregados do MAPA convocados de outras Unidades da Federação para realizarem atividades em outra UF, que requer dirigir veículo oficial, deverá solicitar via e-mail ao STRAN/Sede-MAPA (cgsg.mapa@agricultura.gov.br), que disponibilize seu acesso para que na Unidade da Federação que realizará as atividades, possa o servidor solicitar a liberação do veículo, junto a SFA local, indicando no e-mail, inclusive, o período necessário.
É de responsabilidade da Unidade solicitante (chefia imediata) o acompanhamento da PCDP, no SCDP até sua finalização, ou seja, aprovação da prestação de contas.Fica a cargo da Unidade (chefia imediata) a responsabilidade de controle das despesas, realizando a consolidação dessas, e a elaboração de relatórios de atividade com prestação de contas dos recursos utilizados, nas ações relacionada aos deslocamentos durante a situação de Emergência Agropecuária, e outras situações relacionadas, devendo o relatório contemplar os recursos aplicados diretamente pelo MAPA, e, também quanto a eventuais recursos transferidos via convênios, quando ocorrer
Na execução de atividades com forças tarefas, tais como a operação vigifronteira fica mantida a necessidade de projeto básico, que deve ser submetido ao titular da sda, pelo Departamento responsável pela ação, considerando “AUTORIZAÇÃO EXCEPCIONAL”, relacionada no Despacho nº 1.184/2021/SE/MAPA. No projeto básico deverá constar a lista dos participantes, com roteiro e períodos para a realização das atividades. Caso participem, eventualmente, da operação servidores de outros Órgãos estaduais, é de obrigatoriedade que o projeto básico seja submetido a Secretaria Executiva.
Em caso de necessidade eventual de alteração do roteiro, durante a viagem, é necessária autorização prévia, devendo a correção da PCDP no SCDP ser realizada quando da finalização da viagem, devendo incluir também, no SCDP, o documento de autorização e quando couber o novo projeto básico retificado e aprovado.
¶ Histórico de revisão
Inserir o histórico de revisão e atualização do manual, indicar o que foi atualizado e controlar o versionamento do documento.
| Versão | Conteúdo alterado | Data |
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| 1.0 | Criação do documento | 27/10/2021 |
| 1.1 | Divisão do fluxo com autorização prévia | 21/03/2022 |
¶ Anexos
¶ ANEXO A - Fluxo principal do Processo de solicitação de deslocamento
¶ ANEXO B - Fluxo do Subprocesso Executar fluxo sem autorização prévia
¶ ANEXO C - Fluxo do Subprocesso Executar fluxo com autorização prévia
