¶ Folha de rosto
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Elaboração, distribuição, informações:
Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
Secretaria de Defesa Agropecuária - SDA
Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal - DIPOA
Esplanada dos Ministérios, Bloco D, Anexo A, 4º andar, sala 401
CEP: 70043-900, Brasília - DF
Tel.: (61) 3218- 2014
www.agricultura.gov.br
e- mail: gab.dipoa@agro.gov.br
Central de Relacionamento: 0800 704 1995
Equipe Técnica: DIAI/CGCOA/DIPOA
¶ Folha resumo
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Macroprocesso: Inspeção de produtos de origem animal e vegetal |
Objetivo: Orientar todos os envolvidos em missões internacionais quanto ao fluxo desejável e eficiente de informações e ainda de reforçar procedimentos já definidos em normas específicas, de competência da Divisão de Auditorias Internacionais, no que concerne ao recebimento de missões internacionais relativas à inspeção de produtos de origem animal no Brasil. |
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Processo: Fiscalizar estabelecimentos e produtos de origem animal e vegetal |
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Entrega: Segurança e qualidade dos alimentos |
Público alvo e demais interessados: Servidores do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal |
Versão do documento: 1 |
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Setor responsável e responsabilidades A Coordenação Geral de Controle e Avaliação do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal é responsável pela elaboração, atualização e envio para aprovação deste manual, tendo responsabilidade quanto aos procedimentos descritos no documento |
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¶ 1. Definições e conceitos
¶ 1.1 ABREVIATURAS
AFFA - Auditor Fiscal Federal Agropecuário
CGAL - Coordenação Geral de Laboratórios
CGCOA - Coordenação Geral de Controle e Avaliação
CGI - Coordenação Geral de Inspeção
CGPE - Coordenação de Programas Especiais
COINTER - Coordenação de Temas Internacionais
DAE - Divisão de Auditoria em Estabelecimentos
DIAI - Divisão de Auditorias Internacionais
DIAN - Divisão de Auditoria Nacional
DIPOA - Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal
DSA - Departamento de Sanidade Animal
DSN - Departamento de Suporte e Normas
PGA-SIGSIF - Plataforma de Gestão Agropecuária do Sistema de Gerenciamento do SIF
SEI - Sistema Eletrônico de Informações
SIF - Serviço de Inspeção Federal
SIPOA - Serviço de Inspeção de Produtos de Origem Animal
VIGIAGRO - Vigilância Agropecuária Internacional
¶ 2. Responsabilidades
O presente manual possui vigência e prazo indeterminado e será revisado sempre que necessário, no mínimo anualmente, pela Coordenação Geral de Controle e Avaliação do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal (CGCOA/DIPOA) e aprovada pela Secretaria de Defesa Agropecuária do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (SDA/MAPA).
A gestão desse manual está sob a responsabilidade da CGCOA que prestará auxílio ao público alvo leitor dúvidas e/ou sugestões quanto à aplicação deste manual devem ser submetidas ao Departamento responsável.
A publicação e atualização das versões na plataforma oficial da SDA para acesso pelo público alvo será de responsabilidade da Secretaria representada pelo DIPOA.
¶ 3. Objetivo
Orientar todos os envolvidos em missões internacionais quanto ao fluxo desejável e eficiente de informações e ainda de reforçar procedimentos já definidos em normas específicas, de competência da Divisão de Auditorias Internacionais (DIAI/CGCOA/DIPOA), no que concerne ao recebimento de missões internacionais relativas à inspeção de produtos de origem animal no Brasil.
¶ 4. Procedimentos
As missões de autoridades sanitárias no Brasil têm um papel muito importante para o agronegócio nacional. Durante uma missão sanitária internacional são avaliados o desempenho do Serviço Veterinário Oficial brasileiro e dos estabelecimentos, de forma que é muito importante a compreensão de que os resultados favoráveis ou desfavoráveis neste processo não representam apenas a conquista ou a perda de um mercado para um estabelecimento em específico, mas impactam na condição brasileira perante outros mercados competidores.
Durante as missões internacionais, além da reputação da inocuidade e qualidade do produto brasileiro de origem animal, está em julgamento a reputação do Brasil como exportador e dos agentes internos dessa cadeia como viabilizadores de captação de recursos para todo o país.
¶ 4.1 ORGANIZAÇÃO DAS MISSÕES
As missões internacionais podem ocorrer por iniciativa:
a. Da autoridade sanitária do país importador;
b. Do setor privado nacional;
c. Do setor privado internacional; ou
d. Do MAPA.
São recebidos os seguintes tipos de missão no Brasil:
I. Missão de habilitação planta a planta;
II. Missão de pré-listing (concessão ou manutenção da prerrogativa do serviço oficial brasileiro de indicar os estabelecimentos a serem habilitados); e
III. Missão comercial (não acompanhadas pelo Serviço Oficial).
Algumas autoridades sanitárias internacionais determinam quais estabelecimentos desejam visitar (Por exemplo, Japão e Estados Unidos da América - EUA), algumas estabelecem etapas de pré-habilitação (Por exemplo, Peru, Arábia Saudita e China), outras ainda atribuem ao DIPOA a escolha dos estabelecimentos a serem auditados (Por exemplo, Chile, Canadá, e Coréia do Sul). Trata-se de uma prerrogativa de cada país, que pode ser alterada a qualquer momento.
No caso específico de países que atribuem ao DIPOA a indicação dos estabelecimentos que comporão o roteiro da missão, a DIAI organiza uma chamada pública, com prazo determinado, para os estabelecimentos manifestarem seu interesse.
A chamada pública é tramitada a todos os Serviços de Inspeção de Produtos de Origem Animal (SIPOAs), por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a fim de que os Serviços de Inspeção Federal (SIFs) tomem conhecimento. A chamada pública é também informada no quadro de avisos da Plataforma de Gestão Agropecuária do Sistema de Gerenciamento do SIF (PGA-SIGSIF) e no sítio eletrônico do MAPA no link:
¶ 4.1.1 Manifestação de interesse
As missões são abertas a todo estabelecimento sob SIF que esteja interessado, que não tem obrigação de estar ligado a qualquer entidade representativa do setor agroindustrial para participação.
O estabelecimento interessado deverá manifestar-se oficialmente ao Auditor Fiscal Federal Agropecuário (AFFA) responsável pelo SIF, dentro do prazo estipulado pelo mesmo, preenchendo formulário específico instituído pelo DIPOA.
Tratando-se de um país com requisitos específicos, o SIF deverá verificar se o estabelecimento possui a capacidade de atendê-los e, para isso, estipulará um prazo exequível para que o estabelecimento entregue o formulário supracitado devidamente preenchido a tempo de ser submetido à verificação oficial.
Após análise, o SIF encaminhará a manifestação do estabelecimento ao respectivo SIPOA no prazo estipulado. Após avaliação da documentação recebida e, em caso favorável, o SIPOA deverá referendar a indicação enviando o processo à DIAI. Por essa razão, é importante que o SIPOA determine um prazo adequado para análise da documentação e envio do processo a esta Divisão, de forma tempestiva.
Ao fim do prazo determinado pela DIAI para manifestação de interesse, inicia-se a elaboração da primeira proposta de roteiro, incluindo questões logísticas de vôos, horários, distâncias e agendamento das visitas aos estabelecimentos. Dessa forma, não é possível a consideração de manifestações extemporâneas.
Cabe inteiramente ao estabelecimento interessado acompanhar seu pleito junto aos respectivos SIF e SIPOA, a fim de que sua manifestação de interesse e documentação por ventura necessária sejam apresentadas na data especificada na chamada pública emitida pelo DIPOA.
Os roteiros são elaborados pelas entidades representativas do setor agroindustrial por meio de um termo de cooperação técnica. As autoridades sanitárias do país importador têm a prerrogativa de determinar a duração da missão e o número de visitas que desejam realizar por dia.
Uma vez definida internamente, a proposta inicial de roteiro é apresentada oficialmente, negociada e adaptada ao interesse da autoridade sanitária do país importador, até que seja por ela aprovada em sua versão final.
¶ 4.1.2 Sorteio de estabelecimentos
Quando a autoridade sanitária do país importador define um número de visitas inferior ao número de empresas interessadas, a DIAI organiza um sorteio, a fim de determinar os estabelecimentos que participarão da missão e quais farão parte de um cadastro de reserva, para o caso de desistência.
A realização do sorteio será comunicada pelos mesmos canais (processo SEI, quadro de avisos da PGA-SIGSIF e no sítio eletrônico do MAPA) e seu acompanhamento é aberto à participação dos interessados, levando em consideração a capacidade física do local onde é realizado.
Maiores informações sobre chamadas públicas para participação em missões internacionais e chamadas públicas para participação em sorteios de estabelecimentos que comporão o roteiro podem ser encontradas no link:
¶ 4.2 PROGRAMAÇÃO
Normalmente, as datas de missões sanitárias internacionais ao Brasil são negociadas com a participação do DIPOA, porém, tendo em vista o interesse variável dos países importadores, questões estratégicas, políticas, de agenda ou mesmo a ocorrência de situações imprevistas, como, por exemplo, a pandemia ocasionada pelo SARS-CoV-2 nos anos de 2020/2022, não é possível estabelecer um cronograma abrangente e definitivo dessas missões ao Brasil.
¶ 4.2.1 Elaboração do roteiro
Após a aprovação pela autoridade sanitária do país importador, o roteiro é enviado aos SIPOAs relacionados, à Coordenção de Programas Especiais (CGPE/DIPOA) e à Coordenação Geral de Inspeção (CGI/DIPOA), por meio do SEI, para conhecimento e informação aos estabelecimentos que serão visitados. Dependendo do escopo da missão, outros setores da SDA poderão ser envolvidos e deverão ser informados, como, por exemplo, Vigilância Agropecuária Internacional (VIGIAGRO/SDA), Coordenação Geral de Laboratórios (CGAL/SDA), Departamento de Sanidade Animal (DSA/SDA), entre outros.
No caso em que a autoridade sanitária do país importador demandar, antecipadamente, o tratamento de temas específicos fora do escopo de atuação do DIPOA, os setores pertinentes do MAPA serão comunicados, a fim de que indiquem seus pontos focais, que deverão estar presentes na reunião inicial. Nas situações em que forem envolvidos temas de vários setores do MAPA, será realizada reunião interna preparatória, para organização da agenda da reunião inicial, com a definição do horário de participação de cada ponto focal.
O DIPOA, a seu critério, poderá optar por enviar um AFFA que acompanhará todo o roteiro, a fim de apoiar os encarregados dos SIFs envolvidos no processo.
Durante a elaboração do roteiro, as entidades representativas do setor deverão ser consultadas a respeito da existência de protocolos privados de biosseguridade a serem seguidos ou da necessidade de uso de trajes especiais durante as visitas, a fim de que as autoridades estrangeiras sejam previamente comunicadas do fato e possam informar seus dados pessoais por ventura necessários, em tempo hábil.
¶ 4.2.2 Fluxo operacional da missão
No primeiro dia de trabalho da missão sanitária internacional no Brasil é realizada a reunião inicial, geralmente, nas dependências da SDA, em Brasília/DF, na qual aspectos gerais do Serviço de Inspeção Federal brasileiro são apresentados.
No caso da autoridade sanitária do país importador ter demandado o tratamento de temas específicos, o ponto focal do setor pertinente estará presente durante toda a reunião de inicial ou no horário previamente designado.
Mesmo que a autoridade sanitária internacional não tenha demandado previamente o tratamento de temas específicos, é importante que representantes dos diversos setores da SDA ligados aos temas do DIPOA estejam de sobreaviso para o caso da necessidade de participação nas reuniões inicial e final.
No último dia da missão, é realizada a reunião final, na qual os auditores, geralmente, sumarizam os achados e os pontos mais importantes verificados no processo, podendo ser esclarecidas dúvidas entre as partes, sendo, portanto, importante a participação dos já mencionados pontos focais da SDA também nessa ocasião.
¶ 4.3 CÓDIGO DE COMPORTAMENTO
Todos os envolvidos no recebimento de missões deverão seguir as instruções contidas no anexo da Portaria MAPA nº 249, de 22 de fevereiro de 2018, que define o Código de Conduta Ética dos Agentes Públicos do MAPA.
¶ 4.3.1 Deveres de todos os agentes públicos envolvidos na missão sanitária internacional
Os servidores do DIPOA em missões internacionais devem apresentar-se com vestimentas apropriadas ao exercício da função e à condição de representação da autoridade competente brasileira. Importante atentar para o fato de que bagagens de dimensão acima da média podem gerar transtornos nos trechos de transporte, tanto aéreos quanto terrestres, o que deve ser considerado.
Assim, em regra, para a reunião inicial e final deverá ser usado traje “passeio ou esporte fino”, não sendo recomendado o uso de calças jeans e camisetas. Já para a execução das visitas técnicas será adequado o uso de traje “esporte”, incluindo roupas informais como jeans e calçados confortáveis.
Também deve ser observado o que segue:
a. Ser pontual;
b. Ter postura calma, centrada e proativa;
c. Tratar todos os envolvidos com cortesia e educação, respondendo somente o que for questionado pelo auditor. No caso de desconhecer a resposta, esclarecer que buscará obter a informação junto às instâncias competentes; e
d. Demonstrar respeito aos hábitos e cultura do país importador. Muitas vezes beijos, abraços e até um aperto de mão podem ser mal interpretados.
¶ 4.3.2 Deveres do AFFA escalado pelo DIPOA para acompanhar a missão
a. Estar atento para não ocupar a posição de fiscalizador/auditor;
b. Auxiliar o SIF na resolução de todos os questionamentos;
c. Ser proativo e tomar as ações necessárias de forma imediata; e
d. Encaminhar à DIAI, até o dia posterior à auditoria em cada unidade descentralizada do MAPA (SIF, SIPOA ou unidade do MAPA não vinculada ao DIPOA) um breve relato sobre as atividades do dia, destacando as principais não conformidades identificadas e demais informações julgadas pertinentes para o bom desempenho na missão. O formato para envio destas informações será especificado pela DIAI, considerando a dinâmica desta atividade e a necessidade de informações de forma ágil pelo órgão central.
¶ 4.3.3 Deveres do Encarregado do SIF
a. Ler, com antecedência, o relatório da última missão do país importador e os respectivos planos de ação, verificando se as não conformidades detectadas foram corrigidas/solucionadas;
b. Ler, com antecedência, os últimos relatórios de auditoria da Divisão de Auditoria em Estabelecimentos (DAE/CGCOA/DIPOA) ou da Divisão de Auditoria Nacional (DIAN/CGCOA/DIPOA) e os respectivos planos de ação, verificando se as não conformidades foram corrigidas/solucionadas;
c. Realizar, a critério da DIAI, breve apresentação do serviço local aos auditores internacionais, utilizando modelo em documento de apresentação, tipo Powerpoint ou Apresentações Google, (anexo A). Tal apresentação deverá ser enviada previamente pela DIAI, para análise quanto à coerência com o escopo proposto. A apresentação poderá contemplar, dentre outras informações, dados sobre a equipe do SIF, dados básicos da empresa fiscalizada e a proposta de fluxo da auditoria previamente acordada com a mesma;
d. Ter domínio da legislação dos países para os quais o estabelecimento está habilitado. Muitos deles solicitam que sua legislação específica esteja impressa e disponível na sede da IF;
e. Tomar medidas de correção imediatas quando da detecção de eventual não conformidade; e
f. Caso não haja um AFFA acompanhando a missão, o encarregado do SIF é responsável por enviar, até o dia seguinte da auditoria, um relato sobre as não conformidades encontradas durante a missão para o endereço eletrônico diai.dipoa@agro.gov.br, com cópia para o respectivo SIPOA.
¶ 4.4 ORIENTAÇÕES GERAIS
Deverão ser disponibilizados os seguintes documentos:
a. Ficha Técnica do estabelecimento, contendo nome da empresa, número do SIF, localização, número de funcionários, turnos e linhas, capacidade de abate e desossa ou corte, habilitações, entre outros;
b. Cópia impressa da apresentação em documento de apresentação, tipo Powerpoint ou Apresentações Google (do SIF e, eventualmente, da empresa). Os auditores internacionais poderão solicitar o arquivo digital da apresentação do SIF, que deverá ser encaminhado para a DIAI por meio de seu e-mail institucional, para compilação e entrega aos auditores internacionais, em momento oportuno; e
c. Procedimentos de inspeção tradicional, verificação de programas de autocontrole e ainda programas e registros de monitoramento da empresa, em intervalo não inferior a 3 (três) meses, de acordo com instruções prévias da DIAI. Esses documentos devem estar organizados de forma a permitir consulta rápida e eficiente, em local próximo ou na própria sala destinada ao processo de verificação documental da auditoria.
Deverão ser preparados, com antecedência, os seguintes documentos, apresentando-os somente e quando solicitado:
I. Últimos certificados emitidos para o país importador que está realizando a auditoria;
II. Resultados de testes microbiológicos, principalmente, os específicos para atendimento de requisitos do país importador que está realizando a auditoria;
III. Documentos que comprovem o atendimento de requisitos específicos, como por exemplo, controle da idade dos animais do lote, cronologia dentária, análises microbiológicas específicas, maturação de carcaça etc. O estabelecimento deverá verificar, com a antecedência necessária, o funcionamento dos equipamentos eletrônicos, como por exemplo, computador e projetor, a serem utilizados durante a auditoria;
IV. O estabelecimento deverá verificar se as roupas e as botas disponibilizadas para os auditores estão limpas e em bom estado de conservação;
V. Realizar a reunião com os auditores, se possível, em sala próxima ao local onde estão organizados os documentos acima mencionados, verificando se cadeiras em número suficiente estão disponíveis; e
VI. É importante ressaltar que, para as não conformidades identificadas pelos auditores da missão que são também consideradas não conformidades para a legislação brasileira, as ações fiscais devem ser iniciadas na mesma data. Nesse caso, separar a documentação que comprove ação fiscal para apresentação aos auditores.
¶ 4.5 RECEBIMENTO DE AUDITORIAS/MISSÕES VIA REMOTA
Diante do avanço dos recursos tecnológicos de comunicação disponíveis e da inevitável necessidade de adaptação dos processos fiscalizatórios nesse sentido, a DIAI iniciou a estruturação do sistema de auditorias remotas relativas à inspeção de produtos de origem animal, tanto para recebimento, quanto para a execução de inspeções de estabelecimentos à distância, utilizando os recursos tecnológicos disponíveis.
Considera-se que os resultados da implementação das auditorias remotas, tanto o recebimento quanto sua execução, são extremamente favoráveis para todas as partes envolvidas, seja para o setor regulador do país ou bloco importador/exportador, seja para o setor privado, levando em consideração os seguintes pontos:
a. Manutenção da possibilidade de verificação das instalações físicas e processos de produção de produtos de origem animal, tendo em vista que a auditoria virtual tem a mesma característica e forma de condução da auditoria física;
b. Maior agilidade no processo de habilitação/renovação de habilitação de estabelecimentos;
c. Manutenção do fluxo de comércio, com a garantia da manutenção da inocuidade e qualidade dos produtos de origem animal; e
d. Maior economia para todas as partes envolvidas, com a eliminação de deslocamentos físicos.
Auditoria remota refere-se ao uso de tecnologia para coletar informação, entrevistar um auditado etc., quando os métodos presenciais não são possíveis ou desejáveis [ABNT NBR ISO 19011:2018 (Versão corrigida 2019) - Diretrizes para auditoria de sistemas e gestão].
As auditorias remotas desempenhadas pela DIAI seguem esse princípio e abrangem todos os aspectos de uma auditoria presencial.
São recebidos os seguintes tipos de auditoria remota:
I. Recebida do país ou bloco importador;
II. Realizada no país ou bloco exportador; e
III. Verificação de atendimento de requisitos complementares específicos, realizada pelo DIPOA/SDA em estabelecimentos sob SIF.
As auditorias remotas podem ocorrer por iniciativa:
- Da autoridade sanitária do país ou bloco importador;
- Do setor privado nacional;
- Do setor privado internacional; e
- Do MAPA.
¶ 4.5.1 Auditoria remota relativa à inspeção de produtos de origem animal recebida do país importador
¶ 4.5.1.1 Responsabilidades
a. Da autoridade sanitária brasileira (DIPOA)
i. Prestar as informações documentais prévias necessárias para realização da auditoria remota (SIF local, SIPOA e/ou DIPOA);
ii. Apresentar os procedimentos in loco (SIF local); e
iii. Acompanhar a realização da auditoria remota em tempo real.
b. Do estabelecimento
i. Prestar as informações prévias necessárias para a realização da auditoria remota (informações solicitadas pela autoridade sanitária do país ou Bloco importador); e
ii. Providenciar os recursos tecnológicos necessários para a transmissão de áudio e vídeo com boa qualidade, incluindo os equipamentos e equipe especializada e adequada para tal.
¶ 4.5.1.2 Recomendação técnica à autoridade sanitária do país ou bloco importador
A fim de que haja o máximo aproveitamento da auditoria remota, é recomendado que a autoridade sanitária do país ou bloco importador tenha disponível:
a. Largura de banda da rede que seja capaz de suportar a operação estável do software de comunicação de vídeo para várias pessoas;
b. Monitor ou TV de alta resolução para extrair as melhores imagens possíveis; e
c. Equipamento de áudio e microfone de alta qualidade, possibilitando comunicação adequada.
¶ 4.5.1.3 Programação
A programação será realizada com a antecedência necessária, levando em consideração fatores como a manifestação dos estabelecimentos interessados (quando for o caso), a preparação prévia em termos estruturais e de equipamentos essenciais para a realização da auditoria remota e o deslocamento das equipes de apoio (se for o caso), podendo haver variabilidade de acordo com as negociações em curso em nível da SDA e/ou de instâncias superiores.
¶ 4.5.1.4 Indicação de pontos focais e participantes de ambas partes
Somente os representantes de ambas as autoridades sanitárias indicados previamente, de forma oficial, poderão participar das chamadas de vídeo que comporão a auditoria remota.
¶ 4.5.1.4.1 Pontos focais
Serão os representantes de ambas as partes responsáveis pelo tratamento da logística e de pontos específicos do processo antes, durante e depois da auditoria remota. Deverão ser indicados previamente por ambas autoridades sanitárias, de forma oficial, sendo condição imprescindível informação dos seguintes dados de cada representante:
a. Nome completo;
b. Cargo que ocupa na instituição; e
c. E-mail institucional.
¶ 4.5.1.4.2 Representantes para participação nas reuniões inicial e final
Serão os representantes de ambas partes que participarão das reuniões inicial e final. Deverão ser indicados previamente por ambas autoridades sanitárias, de forma oficial, sendo condição imprescindível a informação dos seguintes dados de cada representante:
a. Nome completo;
b. Cargo que ocupa na instituição; e
c. E-mail institucional.
¶ 4.5.1.4.3 Auditores do país ou bloco importador
Serão os representantes da autoridade sanitária do país ou bloco importador que farão a auditoria remota nos estabelecimentos brasileiros. Deverão ser indicados previamente por ambas autoridades sanitárias, de forma oficial, sendo condição imprescindível a informação dos seguintes dados de cada representante:
a. Nome completo;
b. Cargo que ocupa na instituição; e
c. E-mail institucional.
¶ 4.5.1.4.4 Representantes que participarão da auditoria remota como apoio
Serão os representantes de ambas as partes autorizados a participar da auditoria remota nos estabelecimentos brasileiros, como ouvintes. Deverão ser indicados previamente por ambas autoridades sanitárias, de forma oficial, sendo condição imprescindível a informação dos seguintes dados de cada representante:
a. Nome completo;
b. Cargo que ocupa na instituição; e
c. E-mail institucional.
¶ 4.5.1.5 Manifestação de interesse
As auditorias remotas para habilitação são abertas a todo estabelecimento sob SIF que esteja interessado, que não tem obrigação de estar ligado a qualquer entidade representativa do setor agroindustrial para participação.
A DIAI solicitará ao SIPOA, via processo SEI, providências no sentido de que os estabelecimentos sejam comunicados, via SIF local, para que se manifestem formalmente quanto ao interesse em ser auditado remotamente pela autoridade sanitária do país importador. Caso haja interesse, o estabelecimento deve comprometer-se, de maneira formal, a estar preparado tecnicamente para a transmissão de áudio e vídeo de qualidade, em todos seus recintos, disponibilizando os seguintes itens:
a. Ambiente (sinal) de rede que cubra todas as áreas de produção do estabelecimento;
b. Disponibilidade de largura de banda que seja capaz de garantir a operação estável dos softwares de videoconferência como Skype, Zoom, Microsoft Teams, entre outros;
c. Equipamento de vídeo profissional com a função anti-vibração, garantindo a qualidade a estabilidade da imagem;
d. Equipamento de áudio com função de redução de ruído externo, possibilitando comunicação clara, com o mínimo de interferência de ruídos das áreas de produção;
e. Equipamentos de áudio e vídeo conectados aos softwares de videoconferência como Skype, Zoom, Microsoft Teams, entre outros; e
f. Garantia da estabilidade da conexão de rede, qualidade das imagens e do áudio, prevenindo problemas técnicos que possam atrapalhar a realização da auditoria.
Importante destacar que o estabelecimento deve estar ciente que problemas de conexão que comprometam a auditoria remota podem levar à não habilitação ou perda da habilitação do estabelecimento.
A equipe no estabelecimento será composta, no mínimo, por:
I. Um AFFA;
II. Um cinegrafista; e
III. Um funcionário familiarizado com a gestão de qualidade e inocuidade e com conhecimento dos requisitos complementares específicos do país importador, se for o caso.
O estabelecimento interessado deverá manifestar-se oficialmente ao AFFA responsável pelo SIF, preenchendo formulário específico instituído pelo DIPOA.
Tratando-se de um país com requisitos específicos, o SIF deverá verificar se o estabelecimento possui a capacidade de atendê-los e, para isso, solicitará entrega do formulário supracitado devidamente preenchido, em tempo de ser submetido à verificação oficial.
Após análise, o SIF encaminhará a manifestação do estabelecimento ao respectivo SIPOA. Após avaliação da documentação recebida e, em caso favorável, o SIPOA deverá referendar a indicação enviando o processo à DIAI.
Importante destacar que a manifestação de interesse não se aplica no caso de renovação de habilitação. Uma vez indicado para compor o roteiro, seja pela autoridade sanitária do país importador, seja pelo DIPOA, o estabelecimento que está pleiteando a renovação de sua habilitação deverá participar da auditoria remota, incorporando todas as demais condições descritas neste documento.
¶ 4.5.1.5.1 Dos prazos
Os prazos de atendimento às diversas demandas geradas em uma auditoria remota são estipulados pelo DIPOA, levando em consideração as negociações com a autoridade sanitária do país ou Bloco importador, bem como os preparativos envolvidos no processo.
Assim, é essencial salientar que, tendo em vista a importância das auditorias sanitárias internacionais para o Governo brasileiro e para todos os setores envolvidos, torna-se crucial o cumprimento de todos os prazos estabelecidos, na maioria das vezes, curto, por todos os elos da cadeia envolvidos na auditoria remota. Dessa forma, cabe ao SIPOA e ao SIF estabelecer, dentro do prazo geral estipulado pelo DIPOA, prazos internos que permitam o recebimento e a avaliação adequada de respostas e documentos proporcionados pelos estabelecimentos.
¶ 4.5.1.6 Sorteio
Quando a autoridade sanitária do país importador define um número de auditorias remotas inferior ao número de empresas interessadas, a DIAI organiza um sorteio, a fim de determinar os estabelecimentos que serão auditados remotamente e quais farão parte de um cadastro de reserva, para o caso de desistência.
A realização do sorteio será comunicada pelos mesmos canais (processo SEI, quadro de avisos da PGA-SIGSIF e no sítio eletrônico do MAPA) e seu acompanhamento é aberto à participação dos interessados. A DIAI enviará o link da sala virtual de realização do sorteio (nos aplicativos Zoom ou Google Meets) aos interessados.
Maiores informações sobre chamadas públicas para participação em missões internacionais e chamadas públicas para participação em sorteios de estabelecimentos que comporão o roteiro podem ser encontradas no link:
¶ 4.5.1.7 Proposta de roteiro
Uma vez definidos os estabelecimentos que participarão da missão, o MAPA elaborará proposta de roteiro para a auditoria remota a ser enviado para análise e manifestação da autoridade sanitária do país importador, incluindo os estabelecimentos, dias e horários para a transmissão da reunião inicial, das auditorias e da reunião final.
Quando o roteiro for definido entre as partes, a versão final será elaborada com o link das salas virtuais (nos aplicativos Zoom ou Google Meets) e transmitida à contraparte do MAPA.
Em função da localização dos estabelecimentos, muitos destes isolados no interior de pequenas cidades, sem acesso a sinal de celular, com a necessidade de contratação de empresas específicas e realização de alterações de infraestrutura para atendimento às necessidades de transmissão de dados, é necessário que quaisquer alterações no roteiro sejam ser comunicadas até 15 (quinze) dias antes do início agendado para a auditoria.
A critério da autoridade sanitária do país importador, os estabelecimentos poderão ter que encaminhar, previamente, informações documentais prévias necessárias para realização da auditoria, tais como: fichas técnicas com as informações principais sobre os tipos de produtos, capacidades de abate, fluxograma do processo, documento do sistema de controle de qualidade do estabelecimento (APPCC).
Após a aprovação pela autoridade sanitária do país ou Bloco importador, o roteiro é enviado aos SIPOAs relacionados, à CGPE e à CGI, por meio do SEI, para conhecimento e informação aos estabelecimentos que serão auditados remotamente.
Dependendo do escopo da auditoria, outros setores da SDA/MAPA poderão ser envolvidos e deverão ser informados, por meio da Coordenação de Temas Internacionais do Departamento de Suporte e Normas (COINTER/DSN/SDA), como, por exemplo, VIGIAGRO/SDA, CGAL/SDA, DSA/SDA, entre outros.
No caso em que a autoridade sanitária do país importador demandar, antecipadamente, o tratamento de temas específicos fora do escopo de atuação do DIPOA, os setores pertinentes do MAPA serão comunicados, a fim de que indiquem seus pontos focais, que deverão estar presentes na reunião inicial. Nas situações em que forem envolvidos temas de vários setores do MAPA, poderá ser realizada reunião interna preparatória, para organização da agenda da reunião inicial, com a definição do horário de participação de cada ponto focal.
¶ 4.5.1.8 Da auditoria remota
Toda a auditoria remota será gravada pelo DIPOA.
¶ 4.5.1.8.1 Reunião inicial
No dia e horário agendados para a reunião inicial, O MAPA e sua contraparte se conectarão à sala virtual previamente informada e iniciarão a reunião, levando em consideração os seguintes pontos:
a. Somente servidores do MAPA, de sua contraparte e, eventualmente, da Embaixada do Brasil ou tradutores poderão conectar-se à sala virtual;
b. As contrapartes serão demandadas a enviarem listas de participantes, com nomes, cargos e e-mails que serão verificados no dia da auditoria (autorização para entrada na sala virtual);
c. Ao conectar-se à sala virtual, os usuários devem utilizar identificação que indique seu nome e o setor que representa (compatível com a lista encaminhada pela Autoridade sanitária previamente);
d. Somente as câmeras do MAPA, de sua contraparte e, eventualmente, da Embaixada do Brasil permanecerão ligadas durante a reunião. Todos os participantes conectados à sala virtual devem manter suas câmeras e microfones desligados, ligando-os somente se for lhes dada a palavra;
e. As autoridades sanitárias de ambas as partes se apresentarão formalmente;
f. O MAPA fará uma breve explanação sobre a estrutura do DIPOA e o funcionamento do SIF. Dependendo do escopo da auditoria, essa apresentação poderá ser dispensada; e
g. Temas específicos de interesse da autoridade sanitária do país ou Bloco importador serão tratados pelos pontos focais da SDA, mencionados no item 4.5.1.7 deste documento.
¶ 4.5.1.8.2 Auditoria remota no estabelecimento
No dia e horário agendados para a auditoria remota no estabelecimento, o MAPA e sua contraparte se conectarão à sala virtual previamente informada e iniciarão os procedimentos.
Serão autorizados a entrar e permanecer na sala virtual apenas aqueles que constem na lista de participantes indicados pela autoridade sanitária do país ou Bloco importador e os servidores que a contraparte brasileira entender pertinente, além da câmera e áudios do estabelecimento a ser auditado.
¶ 4.5.1.8.2.1 Fluxo sugerido no estabelecimento
A proposta brasileira é de que a auditoria remota inicie-se, preferencialmente, pela área limpa, em direção à área suja do estabelecimento. Dependendo do escopo da auditoria, poderão ser acordadas alterações com a autoridade sanitária do país ou Bloco importador.
Preferencialmente a condução da auditoria se dará por AFFA. No entanto, dependendo do escopo da auditoria, a condução pode ser compartilhada com o(s) responsável(is) técnico(s) do estabelecimento.
Importante ressaltar que o auditor do país importador poderá intervir a qualquer momento, solicitar esclarecimentos ao AFFA que está conduzindo a auditoria remota no local, solicitar a visualização de determinados pontos, locais e produtos, dentro do escopo da missão.
¶ 4.5.1.8.2.2 Orientações gerais
a. Somente servidores do MAPA, de sua contraparte e, eventualmente, da Embaixada do Brasil ou tradutores, além do sistema de áudio e vídeo do estabelecimento poderão conectar-se à sala virtual.
b. Ao conectar-se à sala virtual, os usuários devem utilizar identificação que indique seu nome e o setor que representa;
c. Após os ajustes iniciais, os representantes do MAPA e de sua contraparte desligarão suas câmeras, permanecendo ligado apenas o microfone do auditor líder do país importador. Os demais participantes conectados à sala virtual devem manter suas câmeras e microfones desligados;
d. A transmissão de imagem e som será ininterrupta, garantindo transparência no processo;
e. Após autorizado pelo DIPOA o AFFA responsável pela inspeção do estabelecimento ligará sua câmera e seu microfone, a fim de dar início ao processo de auditoria;
f. O AFFA conduzirá a auditoria na planta, de acordo com o fluxo interno proposto previamente;
g. O auditor líder do país importador poderá intervir a qualquer momento, solicitando esclarecimentos ao AFFA, propondo a visualização e avaliação dos pontos, locais e produtos que estiverem no escopo da missão; e
h. Ao final da auditoria, o auditor líder do país importador poderá fazer breve relato dos principais achados no estabelecimento.
¶ 4.5.1.8.2.3 Orientações ao AFFA que conduzirá a auditoria remota no estabelecimento
a. Ser pontual e estar preparado com pelo menos 60 minutos antes do período proposto para início da auditoria remota. O processo pode ser tenso e cansativo, sendo o tempo dos envolvidos precioso;
b. Ter postura calma, centrada e proativa;
c. Ter conhecimento de suas funções e dos processos do estabelecimento, de forma a transmitir segurança nas respostas. Nada além do estritamente solicitado deve ser respondido ou apresentado;
d. Ter domínio da legislação e requisitos específicos do país que está realizando a auditoria, mantendo cópia impressa disponível no SIF;
e. Estar apto a responder em caso de questionamentos relacionados à atuação da autoridade oficial e da capacidade do AFFA de suspender as exportações em caso de suspeita de não cumprimento de requisitos específicos do país importador;
f. Atentar para a diferenciação entre uniformes de funcionários do MAPA, monitores e funcionários do estabelecimento (uniformes e capacetes devem ter a devida identificação: Cruzes em capacetes e uniformes etc.);
g. Fornecer respostas curtas e objetivas, de forma clara e pausada, tendo em vista, especialmente, a necessidade de tradução;
h. Em caso de desconhecimento da resposta, informar que buscará a informação com as instâncias competentes. Nunca alegar que não está preparado ou que desconhece a documentação de sua responsabilidade;
i. Evitar conversas e comentários desnecessários durante a auditoria, manter a concentração e não fazer perguntas desnecessárias;
j. Destinar o foco do vídeo para o ponto de interesse;
k. Atentar às solicitações dos auditores da país importador e do DIPOA, durante a auditoria remota; e
l. Informar sempre que for se movimentar e qual será o próximo ponto a ser tratado.
Importante destacar que, para as não conformidades identificadas ao longo da auditoria que também sejam consideradas não conformidades para a legislação brasileira, as ações fiscais devem ser iniciadas na mesma data. Nesse caso, separar a documentação que comprove ação fiscal para apresentação aos auditores.
¶ 4.5.1.8.2.4 Orientações ao estabelecimento que receberá a auditoria remota
a. Disponibilizar um cinegrafista e um funcionário com conhecimento do sistema de garantia da qualidade e inocuidade, bem como dos requisitos específicos do país importador, se for o caso;
b. Atentar para o correto posicionamento da câmera durante toda a auditoria, de modo a garantir que não haja transmissão de imagens invertidas ou sem definição;
c. Disponibilizar ponto de áudio para o cinegrafista, que deverá poder acompanhar e atender, em tempo real, as solicitações dos auditores;
d. A transição entre cenas deve ser lenta para evitar imagens distorcidas;
e. Evitar gravações em áreas externas (pátios);
f. Orientar os funcionários a evitar conversas e comentários desnecessários durante a auditoria, manter a concentração e não fazer perguntas desnecessárias;
g. Destinar o foco do vídeo para o ponto de interesse; e
h. Atentar às solicitações dos auditores da país importador e do DIPOA, durante a auditoria remota.
¶ 4.5.1.8.3 Reunião final
No dia e horário agendados para a reunião final, o MAPA e sua contraparte se conectarão à sala virtual previamente informada e iniciarão a reunião, levando em consideração os seguintes pontos:
a. Somente servidores do MAPA, de sua contraparte e, eventualmente, da Embaixada do Brasil ou tradutores poderão conectar-se à sala virtual;
b. As contrapartes serão demandadas a enviarem listas de participantes, com nomes, cargos e e-mails que serão verificados no dia da auditoria (autorização para entrada na sala virtual);
c. Ao conectar-se à sala virtual, os usuários devem utilizar identificação que indique seu nome e o setor que representa (compatível com a lista encaminhada pela Autoridade sanitária previamente);
d. Somente as câmeras do MAPA e de sua contraparte permanecerão ligadas durante a reunião. Todos os participantes conectados à sala virtual deverão manter suas câmeras e microfones desligados, somente ligando-os se lhes for dada a palavra;
e. A reunião final será aberta pelo DIPOA e sua contraparte poderá fazer as considerações finais a respeito da auditoria e dos achados principais encontrados nos estabelecimentos auditados; e
f. As medidas corretivas das não conformidades identificadas que já tenham sido adotadas pelos estabelecimentos poderão ser apresentadas.
¶ 4.5.1.8.4 Relatório da auditoria remota
Após a reunião final, a autoridade sanitária do país ou Bloco importador enviará o Relatório da missão, no prazo por ela estipulado e, a partir daí, o fluxo documental seguirá normalmente.
¶ 4.5.1.9 Orientações gerais
a. Para a auditoria remota, deverão ser disponibilizados os seguintes documentos:
i. Ficha Técnica do estabelecimento, contendo nome da empresa, número do SIF, localização, número de funcionários, turnos e linhas, capacidade de abate e desossa ou corte, habilitações, entre outros; e
ii. Procedimentos de inspeção tradicional, verificação de programas de autocontrole e ainda programas e registros de monitoramento da empresa, em intervalo não inferior a 3 (três) meses, de acordo com instruções prévias da DIAI. Esses documentos devem estar organizados de forma a permitir consulta rápida e eficiente.
b. Preparar, com antecedência, os seguintes documentos, apresentando-os somente e quando solicitado:
i. Últimos certificados emitidos para o país importador que está realizando a auditoria;
ii. Resultados de testes microbiológicos, principalmente, os específicos para atendimento de requisitos do país importador que está realizando a auditoria; e
iii. Documentos que comprovem o atendimento de requisitos específicos, como por exemplo, controle da idade dos animais do lote, cronologia dentária, análises microbiológicas específicas, maturação de carcaça etc.
Os procedimentos de recebimento de auditorias internacionais dependem das negociações entre a autoridade sanitária brasileira e a dos país e/ou bloco importador, de forma que, invariavelmente, poderão ser emitidas orientações específicas a cada auditoria a ser recebida. Nesse sentido, esse é um documento base, ao qual poderão ser agregadas informações complementares e/ou específicas ao longo das negociações com os importadores.
¶ 5. Base legal e documentos de referência
¶ 5.1 BASE LEGAL
|
TIPO |
IDENTIFICAÇÃO |
ÓRGÃO EMISSOR |
ASSUNTO |
|---|---|---|---|
| LEI | Lei n° 1.283, de 18 de dezembro de 1950 | Presidência da República | Dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal |
| LEI | Lei n° 7.889, de 23 de novembro de1989 | Presidência da República | Dispõe sobre inspeção sanitária e industrial dos produtos de origem animal, e dá outras providências. |
| DECRETO | Decreto n° 9.013, de 29 de março de 2017 | Presidência da República | Regulamenta a Lei nº 1.283, de 18 de dezembro de 1950, e a Lei nº 7.889, de 23 de novembro de 1989, que dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal. |
| PORTARIA | Portaria nº 249, de 22 de fevereiro de 2018 | MAPA | Aprova o Código de Conduta Ética dos Agentes Públicos do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento - MAPA, na forma do Anexo desta Portaria. |
Os atos legais e normativos atualizados do MAPA podem ser acessados através do link:
¶ 5.2 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
A consulta e a obtenção das diretrizes atualizadas do MAPA podem ser realizadas através dos links:
https://wikisda.agricultura.gov.br/pt-br/home
https://www.gov.br/agricultura/pt-br/assuntos/defesa-agropecuaria
https://sigsif.agricultura.gov.br/primeira_pagina/extranet/SIGSIF.html
http://sistemasweb.agricultura.gov.br/pages/PGA-SIGSIF.html
Os links externos aqui inseridos encontravam-se disponíveis na data de publicação do presente instrumento.
¶ 6. Disposições Gerais
As sugestões para aprimoramento ou possíveis correções deste documento devem ser direcionadas ao Departamento responsável, para alinhamento das melhores práticas de mercado, legislação vigente e/ou regulamentações, que não tenham sido contempladas na versão vigente.
¶ 7. Histórico de revisões
| Versão | Conteúdo alterado | Data | Motivo |
|---|---|---|---|
| 1 | - | 12/04/2022 | Elaboração do documento (processo de origem 21000.033501/2022-66) |
¶ 8. Anexos
| ANEXO | IDENTIFICAÇÃO |
| A | Modelo de apresentação do SIF para missão internacional |
| B | Boas práticas para recebimento de missões internacionais |