¶ Manual de Recepção de Amostras - Capítulo I. Disposições Gerais sobre o Recebimento de Amostras
¶ Folha de rosto
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Elaboração, distribuição, informações:
Ministério da Agricultura e Pecuária
Secretaria de Defesa Agropecuária - SDA
Departamento de Serviços Técnicos - DTEC
Coordenação Geral de Laboratórios Agropecuários
Esplanada dos Ministérios, Bloco D, Anexo, Ala B, 4º andar, sala 433
CEP: 70043-900, Brasília - DF
www.agricultura.gov.br
e- mail: cgal@agro.gov.br
Central de Relacionamento: 0800 704 1995
Equipe Técnica:
Fabricio Pedrotti (Coordenador-Geral CGAL/DTEC)
Marcos Vinícius de Santana Leandro Júnior (Coordenador COSLAB/CGAL/DTEC)
Josinete de Freitas (Chefe de Divisão DIDEL/COSLAB/CGAL/DTEC)
Arilson Lehmkuhl (DIDEL/COSLAB/CGAL/DTEC)
Regina Melo Sartori Coelho (DIDEL/COSLAB/CGAL/DTEC)
Rodrigo Pederzetti Oliveira (LFDA-RS)
Andriele Costa Belinski (SLAV-SC)
Eduardo Fernando Nozella (LFDA-SP)
Guilherme Resende da Silva (LFDA-MG)
Henrique Sergio Lima Costa (LFDA-PE)
Jaciara Aparecida Ribeiro (LFDA-GO)
Juarez Fabiano de Alkmim Filho (LFDA-MG)
Manoel Pedro Freitas Pereira (LFDA-PA)
Rômulo César de Oliveira (SLAV-SP)
¶ Folha resumo
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Macroprocesso: Laboratórios |
Objetivo: Padronizar e orientar as disposições gerais aplicáveis às amostras recebidas pelos laboratórios da Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários (Laboratórios Federais de Defesa Agropecuária – LFDA – e laboratórios credenciados), abrangendo as etapas do ciclo da amostra no laboratório, incluindo o recebimento, a avaliação, o registro, o encaminhamento às unidades analíticas, a emissão de resultados, bem como o armazenamento, o descarte de amostras e devolução de amostras, quando aplicável, de modo a assegurar a rastreabilidade, a integridade das amostras e a confiabilidade dos resultados. |
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Processo: Gestão e Planejamento Laboratorial |
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Entrega: Atividades técnico-administrativas |
Público alvo e demais interessados: Rede Nacional de Laboratórios Federais de Defesa Agropecuária |
Versão do documento: 5 |
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Setor responsável e responsabilidades A Coordenação Geral de Laboratórios Agropecuários do Departamento de Serviços Técnicos é responsável pela elaboração, atualização e envio para aprovação deste manual, tendo responsabilidade quanto aos procedimentos descritos no documento. |
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¶ 1 Definições e siglas
- Laboratório Federal de Defesa Agropecuária: Complexo formado por diversas unidades laboratoriais e administrativas, que compõem o órgão oficial do Ministério da Agricultura e Pecuária, responsável pela fiscalização laboratorial deste órgão.
- Recepção de Amostras: Setor do laboratório responsável pelo recebimento, conferência, triagem, cadastro, avaliação da conformidade e encaminhamento das amostras às unidades analíticas.
- Unidade analítica: Setor de um laboratório responsável pela execução de ensaios e análises específicas, dotado de infraestrutura, equipamentos, métodos e equipe técnica habilitada para realizar procedimentos analíticos conforme normas e requisitos estabelecidos.
- Água de degelo: Líquido proveniente do derretimento de substâncias refrigerantes utilizadas para conservação de amostras durante o transporte, como gelo comum ou gelo reciclável, que pode se acumular no interior da embalagem externa ou da caixa de transporte.
- Amostra: Porção representativa de um lote de produto, material ou matriz coletada conforme procedimento oficial, destinada à realização de análise laboratorial.
- Amostra conforme: Amostra cujo estado de conservação, integridade, identificação, documentação e demais requisitos técnicos atendem aos critérios estabelecidos para seu recebimento e processamento pelo laboratório, possibilitando a realização das análises previstas.
- Amostra de contraprova: Amostra oficial coletada simultaneamente à amostra de prova e destinada à realização de nova análise em caso de contestação do resultado obtido na análise inicial, assegurando o direito ao contraditório e à ampla defesa no âmbito do processo administrativo.
- Amostra de contraprova do MAPA: Amostra de contraprova mantida sob custódia do Serviço de Inspeção ou Fiscalização vinculado ao Ministério da Agricultura e Pecuária, destinada à realização de análise pericial, normalmente quando houver divergência entre os resultados da amostra de prova e da contraprova do interessado.
- Amostra de contraprova do(a) interessado(a): Amostra oficial destinada à repetição da análise realizada na amostra de prova, quando houver contestação do resultado daquela. Essa amostra de contraprova, em geral, deve ficar em poder do interessado: produtor, detentor, importador ou outro ente fiscalizado, conforme legislação vigente.
- Amostra de importação: Amostra coletada no âmbito das atividades de controle oficial de mercadorias importadas, realizada pelos VIGIAGROs nos pontos de ingresso no território nacional, e encaminhada ao laboratório para fins de análise laboratorial destinada à verificação da conformidade do produto com os requisitos sanitários, fitossanitários ou de qualidade estabelecidos na legislação vigente.
- Amostra de prova: Amostra oficial destinada à análise inicial realizada pelo laboratório oficial designado, cujo resultado constitui a primeira manifestação analítica oficial sobre a conformidade do produto com o arcabouço legal vigente.
- Amostra de segurança: Amostra mantida em reserva para substituir a amostra de prova ou a amostra de contraprova do MAPA quando estas apresentarem avarias ou impossibilidade de uso. Permanece sob custódia do Serviço de Inspeção ou Fiscalização responsável pela coleta.
- Amostra extraordinária: Amostra encaminhada ao laboratório fora dos programas regulares do MAPA, normalmente decorrente de denúncias, investigações, ações policiais ou demandas de órgãos externos.
- Amostra não conforme: Amostra que, no momento do recebimento ou durante sua avaliação preliminar, apresenta irregularidades relativas à identificação, integridade, estado de conservação, documentação ou outros requisitos estabelecidos, comprometendo ou impedindo sua aceitação ou processamento para análise laboratorial.
- Amostras representativas: Conjunto de unidades amostrais coletadas de um mesmo lote ou partida, em número definido por plano de amostragem, cujos resultados analíticos individuais são considerados de forma conjunta, segundo critérios previamente estabelecidos, para a avaliação da conformidade do lote ou partida.
- Ampliação de escopo: Procedimento administrativo por meio do qual um laboratório já credenciado solicita à CGAL a inclusão de novos ensaios, métodos analíticos ou matrizes em seu escopo de credenciamento.
- Análise pericial: Análise laboratorial realizada em amostra(s) de contraprova(s), destinada à verificação ou confirmação de resultados previamente obtidos na análise da amostra de prova, em caso de contestação administrativa ou no âmbito de processo oficial.
- Avaliação sensorial: Verificação das características aparentes da amostra por meio dos sentidos humanos, especialmente visão, olfato e tato, realizada no momento do recebimento para identificar alterações que possam comprometer sua integridade ou adequação para análise.
- Cadeia de custódia: Conjunto de procedimentos destinados a assegurar o controle, rastreabilidade e integridade da amostra desde sua coleta até a conclusão da análise e destinação final.
- Capacidade operacional: Quantidade máxima de amostras ou análises que um laboratório pode receber e processar dentro de determinado período, considerando seus recursos humanos, infraestrutura e equipamentos.
- Carta de Correção: Documento emitido pelo(a) transportador(a) destinado a corrigir ou complementar informações constantes nos documentos de transporte.
- Cinta de identificação: Parte integrante do documento de solicitação de análises, destinada à reprodução de seus principais dados, utilizada para identificar a amostra, assegurando sua individualização, correspondência com o documento de solicitação de análise e rastreabilidade até a realização das análises.
- Contaminação: presença ou introdução não intencional de substâncias, microrganismos, materiais ou resíduos estranhos na amostra, capazes de alterar suas características originais ou interferir nos resultados da análise laboratorial.
- Contaminação cruzada: Transferência não intencional de contaminantes entre amostras ou materiais durante coleta, transporte, armazenamento ou manipulação.
- Credenciamento: Ato administrativo formal por meio do qual o MAPA, por intermédio da CGAL, habilita um laboratório a integrar a Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários para a realização de ensaios específicos, após verificação de sua capacidade técnica, infraestrutura, sistema de gestão da qualidade e atendimento aos requisitos normativos aplicáveis.
- Custódia: Condição de responsabilidade formal pela guarda, controle e preservação de uma amostra ou de seus registros associados, desde o recebimento no laboratório até sua destinação final, de modo a garantir sua integridade, identificação e rastreabilidade.
- Descarte: Ato de eliminar uma amostra física após o encerramento de sua finalidade analítica ou legal, seguindo critérios técnicos, sanitários e ambientais, garantindo segurança e conformidade.
- Documento oficial de solicitação de análise: Formulário ou documento institucional utilizado para formalizar a requisição de análise laboratorial, contendo identificação da amostra, finalidade da análise, dados da coleta e demais informações necessárias ao registro da amostra.
- Escopo: Conjunto de ensaios, análises, matrizes e métodos analíticos que um laboratório ou unidade analítica está habilitado a realizar, de acordo com sua infraestrutura, equipamentos, competência técnica e autorizações institucionais aplicáveis.
- Estado de conservação: Condição em que a amostra se encontra no momento do recebimento, quanto à sua temperatura e integridade, podendo ser classificada como congelada, resfriada, à temperatura ambiente ou em decomposição.
- Fita-lacre: Material adesivo utilizado como dispositivo de segurança para vedação de embalagens ou recipientes, cuja integridade assegura a inviolabilidade da amostra e evidencia qualquer tentativa de abertura ou manipulação indevida.
- Integridade: Condição em que a amostra, sua embalagem e seus dispositivos de identificação ou lacre se encontram preservados, sem sinais de violação, ruptura, vazamento, contaminação ou qualquer alteração que possa comprometer a representatividade da amostra ou a confiabilidade da análise.
- Invólucro primário: Embalagem que se encontra em contato direto com a amostra, destinada a contê-la e protegê-la contra vazamentos, contaminação ou perda de material, mantendo sua integridade até a realização da análise.
- Laboratório credenciado: Laboratório autorizado pelo MAPA a realizar análises oficiais ou oficiais- adicionais, conforme critérios técnicos e normativos vigentes.
- MAPA LABs: Conjunto de sistemas, plataformas e serviços digitais utilizados pelo Ministério da Agricultura e Pecuária para gestão, registro, acompanhamento e divulgação de atividades laboratoriais realizadas no âmbito da Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários.
- Matrícula SIAPE: Código numérico de 7 dígitos que identifica o servidor público no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Governo Federal.
- QR Code: Código de resposta rápida utilizado para registrar, identificar ou rastrear informações relacionadas a amostras, formulários ou processos digitais.
- Rastreabilidade: Capacidade de identificar e acompanhar o histórico, a aplicação ou a localização de uma amostra ao longo de todas as etapas do processo laboratorial, desde sua coleta e recebimento até a realização das análises, emissão dos resultados e destinação final, por meio de registros e identificações documentadas que permitam reconstituir seu percurso e as atividades realizadas.
- Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários: Conjunto de laboratórios oficiais do Ministério da Agricultura e Pecuária (LFDA) e laboratórios credenciados responsáveis pela realização de análises laboratoriais no âmbito da defesa agropecuária.
- Regras de decisão: Conjunto de critérios e orientações estabelecidos pelos departamentos competentes para orientar a tomada de decisão em situações excepcionais relacionadas às amostras, quando estas não atenderem integralmente aos requisitos formais previstos.
- Rejeição: Situação em que a amostra recebida pelo laboratório não atende aos requisitos mínimos necessários para realização da análise, tornando seu processamento inviável ou inadequado.
- Relatório de Ensaio: Documento técnico emitido pelo laboratório contendo os resultados das análises realizadas, acompanhado das informações necessárias à interpretação e rastreabilidade do ensaio.
- Saco de coleta: Invólucro similar ao saco-lacre oficial, porém sem dispositivo próprio de lacração, sendo o fechamento e a segurança da amostra assegurados por meio de lacre externo.
- Saco-lacre oficial: Embalagem padronizada dotada de dispositivo de segurança destinado à guarda e ao acondicionamento de amostras oficiais, cuja integridade assegura a inviolabilidade da amostra e permite identificar qualquer tentativa de abertura ou manipulação indevida.
- SDA Digital: Sistema eletrônico do MAPA destinado à gestão, tramitação, rastreabilidade e registro de procedimentos administrativos, incluindo coleta e análises de amostras.
- Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ): Conjunto de políticas, processos, procedimentos, registros e recursos adotados por um laboratório para assegurar que suas atividades sejam realizadas de forma padronizada, controlada e conforme os requisitos normativos aplicáveis, garantindo a confiabilidade, a rastreabilidade e a qualidade dos resultados analíticos.
- Substância refrigerante: Material utilizado para reduzir ou manter a temperatura de amostras durante o transporte, com a finalidade de preservar suas características até o início dos procedimentos de recebimento pelo laboratório.
- Termo de Rejeição de Amostras: Documento formal emitido pelo laboratório para registrar a recusa de recebimento ou análise de uma amostra que não atenda aos requisitos estabelecidos.
- Volume: Unidade logística de transporte contendo uma ou mais amostras, acondicionadas em embalagem externa única, como caixa térmica, caixa de papelão ou outro recipiente utilizado para envio ao laboratório.
- CGAL: Coordenação-Geral de Laboratórios Agropecuários.
- CPB: Unidade laboratorial de Controle de Produtos Biológicos
- CRISC: Coordenação de Caracterização de Risco
- DIA: Unidade laboratorial de Diagnóstico e Identificação Genética Animal
- DILAB: Divisão Laboratorial
- DTEC: departamento de Serviços Técnicos
- LECOM: Sistema LECOM – sistema eletrônico utilizado para tramitação de processos e registro de amostras encaminhadas aos laboratórios credenciados.
- LFDA: Laboratório Federal de Defesa Agropecuária.
- LIMS: Laboratory Information Management System
- MAPA: Ministério da Agricultura e Pecuária.
- MAPA LABs: aplicativo móvel utilizado para a coleta e o registro de amostras no âmbito da defesa e fiscalização agropecuárias.
- PACPOA: Programa de Avaliação de Conformidade de Produtos de Origem Animal
- PNCP: Programa Nacional de Controle de Patógenos
- PNCRC: Plano Nacional de Controle de Resíduos e Contaminantes
- RAL: Requisição de Análises Laboratoriais
- REC: Setor de Recepção de Amostras
- SEI: Sistema Eletrônico de Informações.
- SDA: Secretaria de Defesa Agropecuária
- SIAPE: Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos
- TRA: Termo de Rejeição de Amostras
- VIGIAGRO: Vigilância Agropecuária Internacional
¶ 2 Responsabilidades
O presente manual possui vigência e prazo indeterminado e será revisado sempre que necessário, pela Coordenação Geral de Laboratórios Agropecuários do Departamento de Serviços Técnicos (CGAL/DTEC).
A gestão desse manual está sob a responsabilidade da CGAL/DTEC que prestará auxílio ao público alvo leitor dúvidas e/ou sugestões quanto à aplicação deste manual devem ser submetidas ao Departamento responsável.
Nenhuma alteração nos procedimentos descritos neste manual deverá ser realizada sem determinação expressa da CGAL, responsável por assegurar sua atualização e divulgação oficial.
A publicação e atualização das versões na plataforma oficial da SDA para acesso pelo público alvo será de responsabilidade da Secretaria representada pelo DTEC.
Os parâmetros, critérios e requisitos dispostos neste Manual, consolidados a partir da legislação e de atos normativos vigentes, bem como de orientações pactuadas com os serviços e departamentos demandantes, constituem compêndio destinado a orientar e uniformizar procedimentos, sendo de observância obrigatória por todos os laboratórios integrantes da Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários.
Em caso de divergência entre as disposições deste Manual e aquelas estabelecidas na legislação ou em atos normativos vigentes, prevalecerão estas últimas, devendo as orientações aqui contidas ser interpretadas em conformidade com o arcabouço legal aplicável.
Este manual não estabelece diretrizes de coleta e envio de amostras, as quais são de competência dos departamentos do MAPA. Seu escopo abrange as atividades executadas a partir da chegada das amostras ao laboratório, incluindo recebimento, triagem, avaliação da amostra, registro, encaminhamento às unidades analíticas e os demais procedimentos administrativos correlatos.
Suas disposições aplicam-se, no que couber, às unidades analíticas, que devem observar as regras de recebimento de amostras para assegurar a conformidade dos processos e a adequada interface com a área de recepção. Aplicam-se, ainda, à rastreabilidade e, conforme detalhado nas seções específicas de cada área, ao agendamento, à homologação e à condução da(s) análise(s) pericial(is), bem como à guarda e ao descarte de amostras. Não integram o escopo deste manual métodos analíticos ou procedimentos técnicos específicos de análise.
As diretrizes aqui descritas devem estar integradas e em conformidade com as orientações e programas definidos pelos respectivos departamentos do MAPA, assegurando a coerência entre as etapas de coleta e de recebimento das amostras.
Os Serviços ou Departamentos responsáveis pela execução dos programas de Inspeção, Fiscalização ou investigação devem observar os acordos de amostragem vigentes para o ano corrente. Assim, a coleta e o envio de amostras aos laboratórios devem respeitar a capacidade operacional pactuada para a realização das análises. Amostras enviadas além da capacidade acordada poderão ser rejeitadas por exceder o limite operacional, devendo o laboratório comunicar à CGAL sempre que houver risco de ultrapassar essa capacidade.
Cabe aos Serviços de Fiscalização ou de Inspeção a orientação ou o preparo das caixas de transporte, garantindo a identificação adequada dos volumes, de modo a permitir que a REC realize corretamente a identificação e triagem dos volumes. A identificação do conteúdo das caixas poderá ser realizada por meio das identificações disponíveis no link.
Compete aos laboratórios da Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários avaliar e assegurar a conformidade das amostras, de acordo com os critérios estabelecidos neste manual.
Também é responsabilidade dos laboratórios da Rede Nacional de Laboratórios Agropecuários a emissão do Relatório de Ensaio ou do Termo de Rejeição de Amostras, conforme o caso.
As amostras devem ser recebidas no laboratório por colaboradores treinados neste manual e nos respectivos procedimentos operacionais internos cabíveis.
Os laboratórios que venham a pleitear credenciamento ou ampliação de escopo deverão atender integralmente às disposições deste Manual e às normas complementares editadas pela CGAL
¶ 3 Objetivo
Realizar a padronização e atualização das atividades efetuadas pela Rede de Laboratórios Federais de Defesa Agropecuária - Rede LFDA, a fim de estabelecer as diretrizes de funcionamento das unidades.
¶ 4 Introdução
O recebimento adequado das amostras é uma etapa crítica que impacta diretamente na qualidade dos resultados e, por consequência, nas tomadas de decisão pelas equipes de inspeção e/ou fiscalização.
É fundamental que todas as etapas, desde o recebimento dos volumes até a entrega das amostras às unidades analíticas, sejam realizadas conforme os critérios técnicos e normativos estabelecidos neste manual.
NOTA 1: Ressalta-se que, além das disposições gerais aplicáveis a todas as áreas de atuação, deverão ser rigorosamente observados e cumpridos os procedimentos específicos previstos para a respectiva área de atuação.
As amostras recebidas deverão ser avaliadas quanto ao atendimento às condições técnicas estabelecidas neste manual, incluindo temperatura, integridade da embalagem, lacre, quantidade mínima, documentação acompanhada e prazo adequado para realização da análise.
As amostras que não atenderem a qualquer dessas condições deverão ser rejeitadas, observadas as exceções previstas neste manual, devendo o motivo ser registrado no Termo de Rejeição de Amostras (TRA).
NOTA 2: Em caráter excepcional, poderá ser admitida a aceitação de amostras que não atendam integralmente aos requisitos formais previstos neste manual, mediante a aplicação das “Regras de Decisão” estabelecidas pelos departamentos competentes, com vistas a resguardar a finalidade fiscalizatória e o interesse público envolvidos na análise. Tais regras encontram-se disciplinadas em processo SEI específico, sendo compiladas, atualizadas e disponibilizadas pela CGAL aos interessados, devendo sua aplicação ser devidamente registrada no Relatório de Ensaio quando utilizada.
NOTA 3: Sempre que houver atos legais que estabeleçam critérios específicos para o recebimento de amostras no laboratório, ou quando se tratar de programas especiais, essas exigências devem ser integralmente observadas. Caso as análises sejam incorporadas ao escopo permanente ou vinculadas a programas contínuos, as informações correspondentes deverão ser incluídas neste manual.
Sempre que possível, devem ser realizados registros fotográficos das amostras que não atendam aos critérios de recebimento estabelecidos neste manual.
As amostras extraordinárias provenientes de coletas não enquadradas como oficiais do MAPA, realizadas por órgão externo, em parceria ou não com o MAPA, bem como as amostras de caráter investigativo (como as decorrentes de denúncias de consumidores), poderão ser recebidas em condições distintas das descritas neste manual, devendo a REC ser previamente comunicada pela unidade analítica quanto aos critérios de aceitação eventualmente aplicáveis.
As amostras extraordinárias somente poderão ser recebidas e analisadas pelos LFDA quando estiverem em conformidade com o Manual de Solicitação de Demandas Extraordinárias para a Rede LFDA, disponível no link.
NOTA 4: As amostras extraordinárias deverão estar acompanhadas de RAL específica para essa finalidade, disponibilizada no link, ainda que o órgão externo possua documentação própria para o envio de amostras, que poderá ser encaminhada juntamente com a RAL.
O descarte físico das amostras rejeitadas ou analisadas deverá seguir a diretriz do programa ao qual pertencem, sendo tratado em item específico, observando o item 5.15 deste Manual.
Este documento é destinado a todos os colaboradores envolvidos direta ou indiretamente com o processo de recebimento de amostras e deve ser utilizado como referência para garantir a conformidade com os requisitos estabelecidos nos diversos programas executados pelo MAPA.
Embora voltado às atividades laboratoriais, este manual pode ser consultado e ter seu conteúdo assimilado e seguido pelas equipes de coleta, a fim de promover a integração e a conformidade entre as etapas de coleta e de recebimento das amostras.
¶ 5 Disposições gerais para todas as áreas
¶ 5.1 Recebimento dos volumes
¶ 5.1.1 Horário
As amostras deverão ser recebidas exclusivamente dentro do horário regular de funcionamento dos laboratórios, conforme divulgado no link, , salvo as exceções expressamente previstas neste manual.
Nos LFDA, o atendimento ao público para o recebimento regular de volumes será encerrado 30 (trinta) minutos antes do término do expediente do laboratório.
NOTA 1: O recebimento de amostras fora do horário regular de funcionamento dos LFDA somente será permitido em casos de emergência sanitária ou em decorrência de ações fiscais ou investigativas urgentes, mediante acordo prévio entre o Serviço ou Departamento demandante e a coordenação do laboratório ou da DILAB.
NOTA 2: Os volumes recebidos nos 30 (trinta) minutos finais do expediente serão considerados exceção operacional. Nesses casos, não será aplicada a rotina administrativa padrão adotada para os volumes recebidos dentro do horário regular. Deverá ser realizada apenas a verificação da conformidade da amostra quanto aos critérios de recebimento estabelecidos neste manual. O cadastro da amostra e a emissão do TRA, quando aplicável, deverão ser realizados no próximo dia útil subsequente ao recebimento, salvo nos casos em que for identificada amostra classificada como urgente, hipótese em que os procedimentos administrativos cabíveis deverão ser realizados imediatamente.
¶ 5.1.2 Conferência de documento de transporte e recebimento de volumes
O(A) colaborador(a) deverá:
- Verificar a conformidade do destinatário e do respectivo endereço indicados no volume e na documentação de transporte apresentada pelo responsável pela entrega (como minuta de entrega, conhecimento de transporte ou nota fiscal).
- Verificar a responsabilidade pelo pagamento do frete, que deve ser atribuída ao remetente ou ao tomador do serviço. Caso o LFDA conste como responsável pelo pagamento, o volume não deverá ser recebido, exceto se o valor indicado for de R$ 0,00.
- Conferir o número de volumes entregues, verificando se corresponde ao informado na documentação de transporte. Em caso de divergência, o recebimento deverá ocorrer apenas se a quantidade entregue for superior à descrita.
- Assinar a documentação de transporte, caso todas as informações estejam corretas e mediante solicitação do responsável pela entrega, inserindo sua identificação — preferencialmente por meio de carimbo funcional que o identifique no âmbito do LFDA — além da data e do horário da entrega.
- Assinar a documentação de transporte das amostras de importação provenientes do VIGIAGRO somente após a verificação documental e física correspondente, exceto nos casos de amostras recebidas por meio dos Correios ou de serviços postais, em que não há possibilidade de conferência na presença do(a) entregador(a). Nesses casos, deverá ser solicitado ao(à) entregador(a) que aguarde a abertura dos volumes das amostras prioritárias para verificação da integridade do material recebido. Caso opte por não aguardar, deverá ser registrada ressalva no documento de recebimento ou, alternativamente, emitido documento interno previsto no Sistema de Gestão da Qualidade da REC, a ser arquivado após a coleta da assinatura do(a) entregador(a), com a indicação de que esse(a) não permaneceu no local para a conferência.
NOTA 1: Recomenda-se que, no canhoto do documento de transporte que acompanha o(s) volume(s), seja incluída uma observação informando que a assinatura não atesta a conferência do conteúdo no momento da entrega, se for o caso.
NOTA 2: Quando as amostras forem recebidas acompanhadas de carta de correção, deve-se assinar exclusivamente a carta de correção, não o documento original.
NOTA 3: A REC não deverá emitir recibo de entrega unicamente para suprir a ausência do documento de transporte, cuja responsabilidade é exclusiva do transportador. A emissão do recibo será considerada medida excepcional e deverá ser avaliada pela chefia da REC em cada caso específico.
NOTA 4: Caso o entregador solicite a devolução da caixa e havendo possibilidade de devolvê-la após sua abertura, orientá-lo a aguardar o término do procedimento de recebimento da(s) amostra(s). É possível o laboratório fornecer outra(s) caixa(s), caso haja disponibilidade.
NOTA 5: A responsabilidade pelo retorno da caixa é do remetente da amostra, cabendo a ele definir mecanismos de devolução que não onerem o laboratório. O laboratório não realizará a estocagem de caixas, podendo descartá-las a qualquer momento caso não sejam recolhidas.
NOTA 6: Para minimizar a ocorrência de erros no processo de recebimento, deve-se, preferencialmente, concluir o recebimento de todos os volumes de um mesmo entregador antes de iniciar o recebimento de volumes de outro.
¶ 5.1.3 Triagem de volumes
O(A) colaborador(a) deverá:
- Verificar externamente se os volumes possuem identificação do conteúdo.
- Realizar a triagem dos volumes recebidos, de modo que as amostras sejam cadastradas e encaminhadas às unidades analíticas conforme a classificação apresentada na Tabela abaixo.
| Ordem | Volume | Exemplos |
| 1º | Contendo amostra de alto risco | Amostras do DIA, CPB e emergência sanitária, inquérito policial |
| 2º | Contendo amostra com validade exígua | Leite fluido cru ou pasteurizado, água |
| 3º | Contendo amostra resfriada | Esponja, carcaça de ave, bebidas resfriadas |
| 4º | Contendo amostra congelada | Amostras do PNCRC, polpas congeladas |
| 5º | Contendo amostra à temperatura ambiente que necessite acondicionamento especial | Sementes |
| 6º | Sem identificação de conteúdo | Qualquer amostra |
| 7º | Contendo amostra à temperatura ambiente | Ovos, mel, alimentos para animais, azeites, fertilizantes, entre outras |
Tabela. Classificação dos volumes para triagem.
¶ 5.1.4 Verificação da integridade da caixa de transporte
O(A) colaborador(a) deverá verificar:
- Se as amostras chegam ao LFDA acondicionadas em recipientes que garantam sua integridade, inviolabilidade e conservação, de acordo com as diretrizes do programa ao qual pertencem.
- Se as caixas de transporte apresentam sinais de violação, avaria ou vazamento que possam comprometer a adequada manutenção e/ou conservação da amostra.
Quando houver tais indícios, o(a) colaborador(a) deverá fotografar a caixa para posterior envio das imagens aos demandantes.
NOTA 1: As caixas contendo amostras para análise de Salmonella, em carcaças de aves e em atendimento ao PNCP, deverão ser recebidas lacradas, e seus lacres serão conferidos, no que couber, conforme indicado nos itens 5.6 e 5.8.
NOTA 2: Se a caixa de transporte apresenta indícios de violação, mas a amostra ainda mantém condições adequadas para análise, a REC deverá informar a ocorrência ao demandante (responsável pela coleta e/ou Serviço de Inspeção ou Fiscalização e/ou departamento competente) por e-mail, com cópia para a CGAL, descrevendo as evidências observadas. A decisão sobre a aceitação ou rejeição da amostra caberá ao demandante, que deverá manifestar-se no prazo de até 3 (três) dias úteis a contar do contato realizado pelo laboratório. A decisão deverá ser registrada no Relatório de Ensaio, caso a amostra seja aceita, ou no Termo de Rejeição de Amostras, se for rejeitada.
NOTA 3: O prazo de 3 (três) dias úteis poderá ser reduzido em função da data de validade da amostra ou de limite operacional para realização da análise.
NOTA 4: Após comunicação com o demandante, caso não haja resposta dentro do prazo estabelecido, a amostra deverá ser encaminhada à unidade analítica, e o registro do contato realizado, bem como a ausência de retorno, deverá ser registrado no Relatório de Ensaio. Caso o prazo de validade da amostra seja inferior a esse período, a amostra poderá ser encaminhada à unidade analítica em prazo menor, antes do vencimento.
- É permitido o recebimento conjunto de amostras de áreas ou naturezas distintas em uma mesma caixa de transporte, desde que não haja risco de contaminação cruzada, como nos casos de amostras congeladas destinadas ao PACPOA acondicionadas juntamente com amostras congeladas do PNCRC, de amostras resfriadas de bebidas acondicionadas juntamente com outras amostras que também exijam conservação sob refrigeração, ou de amostras que possam ser mantidas à temperatura ambiente acondicionadas juntamente com outras amostras com a mesma condição de conservação.
NOTA 5: Não devem ser aceitas amostras remetidas juntamente com materiais destinados ao diagnóstico de doenças em animais, análises de fertilizantes ou outras finalidades incompatíveis.
¶ 5.2 Abertura dos volumes
Com exceção das amostras destinadas ao CPB e DIA, os volumes deverão ser abertos na Recepção de Amostras, em local e sob condições adequadas, de forma a evitar qualquer tipo de contaminação cruzada, derramamentos, exposição indevida do conteúdo a temperaturas elevadas e risco à integridade do material, aos colaboradores e ao ambiente.
Recomenda-se que a abertura dos volumes na Recepção de Amostras seja realizada de forma que pessoas externas ao local, como entregadores ou representantes de empresa fiscalizada, não tenham acesso ao local e aos dados de conferência da conformidade da amostra.
Na abertura dos volumes o colaborador deverá:
- Remover os materiais externos, como plástico, papelão e lacres, que recobrem e lacram a caixa.
- Retirar da caixa eventuais envelopes ou sacos plásticos com quaisquer documentos.
- Abrir a caixa cuidadosamente com objeto cortante adequado (estilete, tesoura etc.), de forma a evitar danos ao conteúdo e ferimentos aos colaboradores.
- Verificar a parte interna da tampa e o interior da caixa quando o(s) documento(s) oficial(is) de solicitação de análises ainda não tiver(em) sido localizado(s).
- Verificar as amostras acondicionadas em substância refrigerante, removendo apenas parte desse material até que seja possível acessar a amostra para a medição de temperatura e/ou avaliação sensorial.
- Verificar o interior da caixa após a medição e registro de temperatura ou avaliação sensorial, removendo todo o conteúdo para garantir que nenhuma amostra ou documento tenha permanecido em seu interior.
- Depositar os conteúdos sólidos existentes nas caixas (substância refrigerante, espuma, papéis etc.) em local apropriado (cubas, contêineres etc.), para posterior remoção pela equipe responsável.
NOTA 2: Havendo ausência de amostra, a REC deverá contatar o(a) responsável pela coleta e/ou o Serviço de Inspeção ou Fiscalização responsável e/ou o respectivo Departamento. A ausência de documento oficial de solicitação de análises é tratada no item 9.
¶ 5.3 Medição da temperatura e determinação do estado de conservação
A REC poderá romper todos os invólucros da amostra de prova, com exceção do primário (aquele em contato direto com a amostra), para melhor medição da temperatura e/ou retirada de documentos que, ali inseridos incorretamente, estiverem dentro de tais invólucros. A ruptura dos invólucros deverá ser autorizada à unidade analítica de destino da amostra.
NOTA 1: Quando a amostra não possuir embalagem secundária, e a análise exigir condições específicas de conservação, a verificação de sua temperatura e/ou seu estado de conservação devem ser realizadas em ambiente controlado no setor analítico, de modo a evitar sua exposição a condições inadequadas.
NOTA 2: Quando não for possível medir diretamente a temperatura da amostra, esta poderá ser estimada de forma indireta, por meio da medição da temperatura da substância refrigerante em contato imediato com a amostra, no caso de amostras congeladas ou resfriadas, ou pela medição da temperatura interna das faces da caixa de transporte, para amostras mantidas à temperatura ambiente. O procedimento adotado deverá ser registrado, com a indicação do método indireto utilizado e da condição observada no momento da medição, devendo essa informação constar no Termo de Rejeição de Amostras (TRA) ou no Relatório de Ensaio (RE), conforme o caso.
A medição da temperatura das amostras deve ser feita preferencialmente com elas ainda no interior da caixa, de forma a preservar a condição de recebimento.
A temperatura e o estado de conservação da amostra devem estar em conformidade com as recomendações do programa ou da finalidade a que pertencem, e quando aplicável, deve-se realizar avaliação sensorial para determinar seu estado de conservação, classificando-a como congelada, resfriada, em temperatura ambiente ou em decomposição. Os critérios de aceitação relacionados à temperatura e ao estado de conservação estão detalhados ao longo deste manual, nos itens específicos de cada área.
¶ 5.4 Avaliação da amostra
A amostra não pode:
- apresentar indícios de contaminação;
- estar em contato direto com a substância refrigerante;
- estar em contato direto com a cinta de identificação;
- estar em decomposição.
Quando o rótulo estiver total ou parcialmente oculto pela cinta de identificação, impossibilitando a conferência pela REC, a verificação dos dados será realizada pela unidade analítica responsável pela execução da análise, devendo tal procedimento ser devidamente registrado no sistema ou na documentação pertinente.
Quando as amostras forem recebidas em invólucros não transparentes, sem acesso visual ao rótulo ou cinta de verificação, o rompimento do invólucro pela REC, para conferência de dados, fica condicionado à autorização da unidade analítica competente.
NOTA: Amostras de contraprova não poderão ter seus invólucros violados na REC.
¶ 5.5 Verificação da embalagem
A especificação dos tipos de embalagens utilizadas na coleta, incluindo frascos e invólucros primários e secundários, quando aplicáveis, é definida pela legislação correspondente a cada área ou programa, ou pelo Serviço/Departamento solicitante. As orientações detalhadas sobre cada tipo de embalagem estão descritas neste manual, nos itens específicos de cada área.
Com exceção das amostras sujeitas a procedimentos específicos de recebimento (como as destinadas ao DIA e CPB), a Recepção de Amostras deve verificar a inviolabilidade e a integridade das embalagens, que não devem apresentar rupturas ou aberturas (ver item 5.6), perfurações, rachaduras, vazamentos ou qualquer outra condição que permita o contato da água de degelo com o conteúdo da amostra ou que possa comprometer sua integridade.
¶ 5.6 Saco-lacre oficial, saco de coleta e verificação da inviolabilidade do lacre
Todas as amostras deverão estar acondicionadas em saco-lacre oficial, salvo quando a natureza da amostra exigir forma de acondicionamento diversa, como no caso das amostras destinadas ao DIA e ao CPB ou das amostras de sementes.
NOTA 1: Alternativamente ao saco-lacre oficial, admite-se o recebimento de amostras acondicionadas em saco de coleta lacrado com lacre externo numerado de forma indelével ou em recipiente ou invólucro lacrado com fita-lacre que não possam ser violados sem que a violação se torne evidente.
NOTA 2: O uso de saco de coleta lacrado com lacre externo numerado de forma indelével deverá ocorrer apenas em situações excepcionais, quando não for possível a utilização do saco-lacre oficial.
NOTA 3: O material do lacre externo a ser utilizado é definido pela legislação aplicável a cada área ou programa, ou pelo Serviço ou Departamento demandante, e suas especificações, quando aplicáveis, estão detalhadas ao longo deste manual, nos itens correspondentes a cada área.
São consideradas não conformidades, resultando na rejeição de todo o conjunto:
I – amostras destinadas à análise fiscal de prova acondicionadas no mesmo saco-lacre (ou saco de coleta) de amostras destinadas às análises de contraprova;
II – amostras destinadas a unidades analíticas distintas acondicionadas no mesmo saco-lacre (ou saco de coleta), como, por exemplo, amostras destinadas a análises microbiológicas e a análises físico-químicas em um único saco-lacre;
III – amostras representativas de um mesmo lote (n = 2, n = 5, n = 10, n = 20) acondicionadas em um mesmo saco-lacre (ou saco de coleta), pois cada amostra deve ser acondicionada individualmente em saco-lacre distinto.
Caso haja especificidade quanto ao tipo de lacre externo permitido, esta será detalhada ao longo deste manual, nos itens correspondentes a cada área.
O fechamento do saco-lacre oficial, bem como a aposição de lacre externo no saco de coleta ou o fechamento de caixas com fita-lacre, não devem permitir a abertura da embalagem seguida de novo fechamento, nem a retirada e a recolocação do lacre ou da fita-lacre, tampouco qualquer acesso à amostra em decorrência de falha no fechamento ou no sistema de lacre.
NOTA 4: No caso de uso de lacre externo, esse deverá estar transfixado no saco de coleta.
NOTA 5: Considera-se falha no fechamento do saco-lacre oficial, na aposição de lacre externo em saco de coleta ou no uso de fita-lacre qualquer situação em que seja possível abrir a embalagem, retirar ou remover o lacre ou a fita-lacre sem dano evidente e, posteriormente, realizar novo fechamento ou reutilização, comprometendo a inviolabilidade da amostra.
Para cada amostra — seja de prova, de contraprova de desempate (MAPA), de contraprova do interessado ou de segurança — poderão ser utilizados mais de um saco-lacre, quando o quantitativo de unidades que compõe a amostra assim o exigir.
NOTA 6: Nesses casos, todos os números de lacres deverão estar descritos no documento de solicitação de análises, incluindo a sequência de números zero, quando houver.
¶ 5.7 Verificação da quantidade da amostra
A verificação da quantidade da amostra (massa ou volume) deverá ser realizada individualmente para cada amostra, seja ela destinada à prova, à contraprova do MAPA ou à contraprova do(a) interessado(a). A quantidade poderá ser determinada por pesagem ou por medição de volume, conforme o tipo de amostra e/ou o programa ao qual se destina.
NOTA 1: No caso de amostras constituídas por múltiplas unidades, a massa total corresponderá ao somatório das massas de cada unidade que compõe a amostra.
NOTA 2: A pesagem deverá ser realizada na REC. Excepcionalmente, a pesagem poderá ser realizada na unidade analítica quando a massa total da amostra exceder o limite suportado pela balança disponível, quando não for possível realizá-la na REC ou quando a unidade analítica optar por realizar a pesagem, devendo, nesses casos, registrar posteriormente o valor obtido no sistema de cadastro da amostra.
NOTA 3: A medição do volume deverá ser realizada na unidade analítica.
A quantidade mínima de amostra é determinada pela legislação aplicável a cada área ou programa ou pelo Serviço/Departamento demandante, sendo indicada ao longo deste manual, nos itens específicos de cada área.
NOTA 4: O recebimento de amostras em quantidades inferiores às mínimas estabelecidas nos manuais não inviabiliza, necessariamente, a realização da análise pela unidade analítica. Assim, quando a amostra estiver em condições adequadas para análise, mas apresentar quantitativo inferior ao mínimo indicado neste manual, a sua rejeição e posterior descarte pela REC somente poderá ocorrer mediante autorização da unidade analítica destinatária. Caso a amostra seja aceita para análise, deverá ser realizado registro formal e rastreável da autorização, com identificação do(a) responsável pela decisão.
¶ 5.8 Avaliação documental e registro de dados no documento de solicitação de análises
As amostras deverão estar acompanhadas do documento oficial de solicitação de análise, em sua via original e sem rasuras, bem como da respectiva cinta de identificação, quando aplicável. Todos os campos pertinentes devem estar devidamente preenchidos de forma legível, incluindo assinatura e identificação do(a) responsável pela coleta.
Cada amostra deve estar acompanhada de documentação específica e compatível com o objetivo da análise, sendo vedada, em um mesmo documento, a inclusão de solicitações de análises referentes a finalidades incompatíveis ou distintas, incluindo, por exemplo, análises microbiológicas e físico-químicas conjuntamente.
NOTA 1: Admite-se o recebimento de amostras acompanhadas de cópia do documento oficial de solicitação de análise, desde que esta seja legível, contenha todas as informações necessárias ao cadastro da amostra e a reprodução da assinatura constante do documento original, e esteja:
I – assinada originalmente pelo mesmo signatário do documento; ou
II – autenticada por servidor do MAPA, mediante declaração de conferência com o documento original.
NOTA 2: É admitido o recebimento de amostras ainda que o documento de solicitação de análises não contenha a assinatura do responsável pelo estabelecimento fiscalizado.
NOTA 3: As amostras representativas (n = 2, n = 5, n = 10, n = 20 etc.) devem ter registro em solicitações de análises distintas, sendo uma para cada amostra.
Quando forem coletadas outras amostras além da amostra de prova — como contraprova (s), de segurança ou outras —, ainda que não sejam encaminhadas ao laboratório, os lacres correspondentes deverão estar registrados no documento oficial de solicitação de análise, evidenciando que tais amostras foram coletadas.
Os documentos oficiais de solicitação de análises aplicáveis serão indicados ao longo deste manual, nos itens específicos de cada área.
NOTA 4: Estão dispensadas do documento oficial de solicitação de análises as amostras cuja coleta seja totalmente integrada via SDA Digital. Nesses casos, o QR Code gerado no momento da coleta deverá acompanhar a amostra, sem contato direto com esta, preferencialmente dentro do saco-lacre, quando confeccionado em material transparente.
Antes da formalização da custódia da amostra, o laboratório deverá verificar a correspondência entre as amostras e os dados constantes no documento de solicitação de análise e, quando aplicável, com aqueles presentes na cinta de identificação.
NOTA 5: Nos LFDA, a formalização da custódia ocorre com o cadastro das amostras no sistema LIMS.
NOTA 6: A ausência da cinta de identificação não constitui motivo para rejeição de amostras coletadas em saco-lacre oficial, mas será motivo de rejeição se não estiver obrigatoriamente no interior do saco de coleta.
É imprescindível que todos os caracteres (letras e números, incluindo zeros) dos lacres sejam registrados integralmente, sem omissões, acréscimos ou alterações na ordem. Amostras com divergência entre o número do lacre da amostra e o informado no documento oficial de solicitação de análises deverão ser rejeitadas e descartadas.
O registro dos dados referentes ao recebimento da amostra deverá ser efetuado em campo específico do documento oficial de solicitação de análise ou, na ausência deste, em local que não prejudique a visualização das informações já registradas.
Devem ser registrados no documento de solicitação de análises:
- Data e horário de recebimento;
- Temperatura e estado de conservação (quando aplicáveis);
- Massa ou volume (quando aplicáveis);
- Meio utilizado para a entrega;
- Identificação e rubrica do(a) responsável pelo registro (na impossibilidade de uso de carimbo, escrever o nome completo e o número da matrícula no SIAPE ou equivalente);
- Número de registro da amostra no laboratório (após cadastro no sistema informatizado ou livro de registro).
NOTA 7: Quando a etiqueta de identificação interna do laboratório já contiver a data e horário de recebimento, fica dispensado o registro manual dessas informações no documento.
¶ 5.9 Correção e Adequação Documental
Exceto quanto aos números dos lacres, quando forem identificadas inconsistências ou erros documentais passíveis de correção, tais como divergência entre as informações constantes do documento oficial de solicitação de análises e aquelas presentes no rótulo do produto, bem como ausência de assinatura do(a) responsável pela coleta, o laboratório deverá contatar, por e-mail, o(a) responsável pela coleta, com cópia para o Serviço ou Departamento competentes, conforme indicado nos itens específicos de cada área deste manual, para verificação e, se necessário, correção dos dados, quando as amostras não forem provenientes do MAPA LABs.
NOTA 1: Para as amostras destinadas às áreas de MIC-POA, IQA-POA e de alimentos para animais, a correção é limitada a três campos do documento.
NOTA 2: O laboratório não deverá proceder à custódia da amostra até a regularização das informações. Excepcionalmente, mediante solicitação formal e devidamente justificada da unidade analítica destinatária, a amostra poderá ser mantida sob custódia provisória, devendo ser registrados o motivo da pendência e a respectiva autorização.
NOTA 3: Nas amostras provenientes do MAPA LABs, os dados registrados pelo(a) responsável pela coleta são importados automaticamente pelo LIMS no recebimento da amostra. O laboratório não deverá alterá-los, cabendo ao(à) responsável pela coleta realizar eventuais correções no MAPA LABs antes da custódia pelo LFDA.
Quando o documento de solicitação de análise estiver ausente, danificado ou ilegível, a REC deverá contatar o(a) responsável pela coleta e/ou o Serviço ou Departamento demandante, solicitando o envio do documento, desde que haja informações que permitam identificar o remetente da amostra.
O contato realizado pelo laboratório deverá ser feito pelos meios oficiais, de forma rastreável.
O prazo para regularização da documentação da amostra é de 3 (três) dias úteis, contados a partir do contato realizado pelo laboratório. O não atendimento dentro desse prazo poderá resultar na rejeição da amostra. O prazo poderá ser prorrogado a critério do laboratório, mediante justificativa.
NOTA 4: O prazo poderá ser reduzido em função da data de validade da amostra ou de limite operacional para realização da análise.
NOTA 5: É admitido o recebimento, por meio eletrônico oficial, de documentos de solicitação de análises corrigidos e assinados digitalmente, desde que a assinatura digital seja baseada em certificado emitido por autoridade certificadora (AC) ou por provedor de serviços confiável (TSP) certificado.
NOTA 6: Não será aceito documento enviado por e-mail da empresa fiscalizada.
NOTA 7: Os laboratórios credenciados, quando aplicável, poderão receber o documento por meio sistema LECOM.
¶ 5.10 Data limite e prazo de recebimento da amostra
A data limite ou o prazo para recebimento da amostra pelo laboratório é definido pela legislação aplicável a cada área ou programa, ou pelo Serviço/Departamento demandante, estando indicado ao longo deste manual, nos itens específicos de cada área.
Quando a data de validade da amostra estiver indicada apenas pelo mês e ano, deverá ser considerado que sua validade se estende até o último dia desse mês.
Quando a validade estiver expressa em tempo (dias, meses ou anos) e houver data de fabricação indicada, a contagem do prazo de validade deverá seguir a tabela abaixo.
| Prazo | Contagem do tempo |
|---|---|
| Dias | Inicia-se no primeiro dia subsequente à data de fabricação. |
| Meses | Considerar o mesmo dia do mês de fabricação, acrescido do número de meses correspondente ao período de validade. Na ausência do dia correspondente no mês de vencimento, adotar o último dia desse mês. |
| Anos | Considerar o mesmo dia e mês de fabricação, acrescido do número de anos correspondente ao período de validade. |
Tabela. Critérios para Contagem do Prazo de Validade das Amostras.
¶ 5.11 Acidentes com amostras
Caso alguma amostra seja avariada no momento do recebimento, o(a) responsável pela unidade analítica de destino deverá ser imediatamente contatado(a) para decidir sobre a aceitação ou rejeição da amostra. O ocorrido deverá ser registrado no documento de solicitação de análise.
Em caso de rejeição, recomenda-se que o motivo do incidente envolvendo a amostra seja registrado no TRA.
¶ 5.12 Conservação da amostra na REC
As amostras conformes deverão permanecer na REC apenas pelo tempo necessário à execução dos procedimentos de recebimento, registro, identificação com o número interno do laboratório e preparação das caixas de transporte interno (quando aplicável). O encaminhamento à unidade analítica deverá ocorrer em tempo hábil para a realização da análise, observando-se, quando houver, os horários de recebimento estabelecidos pela própria unidade analítica.
NOTA 1: Quando fatores técnicos, operacionais ou administrativos impedirem o encaminhamento da amostra, a REC deverá mantê-la armazenada em suas dependências e informar a unidade analítica competente, que avaliará a criticidade da situação e definirá as providências cabíveis.
As amostras conformes devem ser armazenadas de modo a garantir a manutenção de seu estado de conservação, conforme a legislação aplicável a cada área ou programa, ou conforme orientação do Serviço/Departamento demandante.
NOTA 2: As amostras cuja conservação indicada no rótulo seja em temperatura ambiente, mas que forem recebidas resfriadas, deverão ser mantidas em refrigerador na REC, desde que a temperatura não seja inferior ao limite mínimo recomendado para a amostra.
As temperaturas dos equipamentos de refrigeração (geladeira e freezer) devem ser monitoradas e devem atender aos estados de conservação e/ou aos limites de temperatura indicados para a amostra.
Toda amostra rejeitada deverá ser segregada das amostras conformes e mantida sob condições adequadas para evitar ou retardar sua decomposição até o descarte.
NOTA 3: Amostras rejeitadas que estejam resfriadas ou congeladas deverão ser acondicionadas em freezer, separadas das amostras conformes, até o momento de seu descarte.
¶ 5.13 Cadastro e identificação da amostra
Todas as amostras recebidas deverão ser registradas no sistema informatizado de gerenciamento laboratorial ou, na ausência deste, em livro de registro próprio, conforme os procedimentos internos de cada laboratório. O registro deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:
- Data da coleta;
- Data de fabricação (se houver);
- Data de validade (se houver);
- Data do recebimento;
- Horário do recebimento;
- Número do documento de solicitação de análises;
- Número do(s) lacre(s) da(s) amostra(s);
- Número do lote (quando aplicável);
- Identificação do Serviço ou Departamento responsável pela coleta;
- Identificação do(a) responsável pela coleta;
- Identificação da matriz/produto/categoria, conforme programa ou área;
- Temperatura (quando aplicável) e condições de recebimento;
- Ensaios solicitados.
NOTA: Quando a data de fabricação estiver indicada apenas pelo mês e ano, e o sistema informatizado não permitir o registro nesse formato, a REC deverá considerar como data de fabricação o primeiro dia do mês correspondente.
A cada amostra deverá ser atribuído um número unívoco de identificação, que assegure sua rastreabilidade em todas as etapas do processo analítico.
Cada amostra deverá ser devidamente identificada com seu número unívoco no laboratório.
Após a formalização da custódia (cadastro) da amostra pelo laboratório, não será admitida a alteração dos dados registrados mediante simples solicitação do remetente. Eventuais pedidos de correções de erros sanáveis deverão ser formalizados por meio de processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, encaminhado pelo remetente à CRISC, no caso da área animal, ou ao Departamento ou Coordenação competente, no caso das demais áreas.
¶ 5.14 Encaminhamento da amostra à unidade analítica
Concluídos o cadastro e a identificação pela REC, a amostra em conformidade com os requisitos deste manual deverá ser encaminhada à unidade analítica, garantindo-se a preservação de sua conformidade física e documental, bem como a manutenção das informações relativas à cadeia de custódia.
Com exceção das amostras destinadas ao PNCRC Animal, todas as demais deverão ser encaminhadas às unidades analíticas acompanhadas de sua documentação original.
NOTA: A documentação original poderá permanecer à disposição das unidades analíticas em outro setor. No caso das amostras do PNCRC Animal, a documentação deverá permanecer sob guarda do setor responsável, não sendo disponibilizada às unidades analíticas.
NOTA 2: Caso a unidade analítica não disponha de condições para armazenar a amostra de contraprova do MAPA, esta poderá ser mantida sob guarda da REC, desde que esta disponha de condições adequadas para seu armazenamento.
O laboratório deverá assegurar que todos os documentos de solicitação de análise sejam arquivados de forma organizada e rastreável, em meio físico ou digital.
¶ 5.15 Descarte de amostras
As amostras deverão ser descartadas conforme procedimento estabelecido pelo laboratório, em conformidade com a legislação vigente, os requisitos normativos aplicáveis e as orientações do órgão demandante. O laboratório deve assegurar a rastreabilidade das amostras até sua destinação final, realizando o descarte de forma controlada e documentada, de modo a mitigar riscos sanitários, ambientais e legais, bem como evitar a disseminação de pragas.
É vedada a comercialização, doação, reutilização ou qualquer forma de destinação das amostras analisadas que não esteja expressamente autorizada pelo demandante, uma vez que o uso ou a destinação indevida das amostras pode configurar interesse secundário, violação do direito de propriedade do cliente e quebra de confidencialidade, comprometendo a confiabilidade e a imparcialidade do laboratório.
NOTA 1: No caso de amostras de sementes e grãos, devem ser adotadas medidas específicas para a prevenção de deriva gênica, sendo vedado o plantio intencional ou não intencional dessas amostras.
NOTA 2: A retirada das amostras de lotes pequenos ou de alto valor agregado, se solicitado pelo requerente, observados os procedimentos e controles estabelecidos para a área específica, poderá ocorrer até uma vez por semestre.
A destinação das amostras observará os procedimentos institucionais aplicáveis, não sendo admitida a devolução de amostras rejeitadas ou de sobras de amostras analisadas, salvo nas situações excepcionais de retirada previstas neste Manual.
¶ 5.16 Retirada ou devolução de amostras
As amostras encaminhadas aos laboratórios da Rede LFDA, no âmbito de atividades de fiscalização, inspeção ou controle oficial conduzidas pelo MAPA, passam a integrar procedimento administrativo de controle sanitário e permanecem sob custódia institucional do laboratório até sua destinação final.
A gestão dessas amostras observará os procedimentos de identificação, rastreabilidade, armazenamento, manipulação e destinação final estabelecidos pelo laboratório, em conformidade com a legislação vigente, os requisitos normativos aplicáveis e os princípios da cadeia de custódia, conforme disposto no item 5.15 Descarte de amostras.
¶ 5.16.1 Impossibilidades de devolução
¶ 5.16.1.1 Amostras analisadas
As amostras submetidas a manipulação laboratorial podem sofrer alterações em suas características físicas, químicas ou microbiológicas em decorrência dos procedimentos analíticos realizados, tais como abertura de invólucros, fracionamento, preparo analítico e contato com reagentes laboratoriais.
Em razão dessas intervenções, as sobras de amostras analisadas não representam mais fielmente o estado original do produto coletado, podendo estar impróprias ao uso ou consumo nos termos da legislação sanitária vigente e apresentar risco sanitário associado ao seu manuseio, transporte ou armazenamento fora do ambiente laboratorial controlado. Por essas razões, as sobras de amostras analisadas não são devolvidas ao interessado, devendo permanecer sob controle institucional até sua destinação final, conforme os procedimentos de gestão de resíduos e biossegurança aplicáveis.
¶ 5.15.6.2 Amostras rejeitadas
Nos casos em que a amostra não apresenta condições para a realização da análise laboratorial, o laboratório emitirá o Termo de Rejeição de Amostra (TRA), no qual constarão os motivos da rejeição.
Após a emissão do TRA, a amostra permanecerá sob custódia institucional até sua destinação final, não sendo devolvida ao interessado. O laboratório não reterá a amostra rejeitada aguardando manifestação espontânea do interessado ou do órgão fiscalizador, procedendo ao descarte nos prazos e condições institucionalmente estabelecidos, salvo nas situações excepcionais de retirada previstas no item 5.16.2.
A não devolução fundamenta-se, entre outros fatores, na possibilidade de comprometimento da cadeia de custódia, na perda de integridade da amostra, na ocorrência de deterioração ou contaminação do material, no risco sanitário associado ao manuseio e transporte do material fora do ambiente laboratorial controlado e na inexistência de elementos técnicos que atestem a ausência de risco sanitário ou ambiental associado à amostra rejeitada, uma vez que, nos casos de rejeição, não há Relatório de Ensaio que permita aferir tais condições.
¶
5.16.2 Possibilidades de devolução
Em situações específicas e devidamente justificadas previamente, poderá ser admitida a retirada de determinadas amostras pelo interessado ou pelo órgão solicitante, desde que a retirada não comprometa a rastreabilidade administrativa do processo. A justificativa deverá constar do documento oficial de solicitação de análises ou de ofício que acompanhe a amostra e a respectiva solicitação.
Entre as situações excepcionais admitidas incluem-se:
I – retirada de amostras encaminhadas equivocadamente ao laboratório, quando identificada a possibilidade de correção do encaminhamento, como nos casos de amostras de autocontrole da empresa ou não oriundas de coletas oficiais do MAPA, que não se inserem no fluxo institucional da Rede LFDA;
II – retirada de amostras de contraprova do interessado encaminhadas ao laboratório antes da formalização do pedido de perícia;
III – retirada de amostras que constituam elemento probatório de procedimentos investigativos ou judiciais, tais como inquéritos policiais ou processos judiciais, quando solicitadas formalmente pelo órgão responsável, considerando que nessas situações a amostra permanece sob titularidade do órgão solicitante.
NOTA: Nos casos previstos no inciso III, a condição de ausência de risco sanitário ou ambiental não se aplica como requisito para a retirada, uma vez que a avaliação desse risco e a responsabilidade pelo manejo, acondicionamento e transporte do material são integralmente do órgão solicitante, devendo tal circunstância constar expressamente no termo de recebimento previsto no item 5.16.3.
¶ 5.16.3 Procedimento para retirada
Nos casos em que a retirada for admitida, o laboratório deverá comunicar formalmente o interessado ou o órgão solicitante, estabelecendo prazo para retirada da amostra.
A retirada deverá ocorrer no prazo máximo de 3 (três) dias úteis contados da comunicação realizada pelo laboratório, salvo quando prazo diverso estiver estabelecido pela autoridade responsável pelo procedimento administrativo ou judicial ou quando, mediante justificativa técnica e operacional devidamente registrada, houver necessidade de adequação do prazo pelo laboratório.
O transporte e o acondicionamento da amostra retirada serão de responsabilidade exclusiva do interessado ou do órgão solicitante, que deverá manifestar ciência, por escrito, de que o material poderá não se encontrar nas condições originais em que foi coletado.
A entrega da amostra será obrigatoriamente formalizada mediante termo de recebimento ou documento equivalente, assinado pelo responsável pela retirada, do qual constarão, no mínimo: a identificação da amostra, a data da entrega, o estado de conservação observado no momento da retirada, a identificação e a qualificação do responsável pelo recebimento e, quando aplicável, declaração expressa de ciência sobre o risco sanitário ou ambiental associado ao material. Esse registro integrará a documentação da amostra e será mantido pelo laboratório para fins de rastreabilidade, em conformidade com os requisitos da ISO/IEC 17025.
Decorrido o prazo estabelecido sem manifestação ou retirada da amostra, o material será submetido aos procedimentos institucionais de destinação final aplicáveis.
¶ 6 Base legal e documentos de referência
BRASIL. Ministério da Agricultura e Pecuária. Portaria SDA/MAPA nº 1110, de 13 de maio de 2024. Institui diretrizes para publicação e manutenção de manuais técnicos no âmbito da SDA.
¶ 7 Disposições gerais
As sugestões para aprimoramento ou possíveis correções deste documento devem ser direcionadas ao Departamento responsável, para alinhamento das melhores práticas de mercado, legislação vigente e/ou regulamentações, que não tenham sido contempladas na versão vigente.
¶ 8 Histórico de revisões
| Versão | Conteúdo alterado | Data | Motivo |
|---|---|---|---|
| 1 | - | 22.12.2025 | Elaboração do documento. |
| 2 | Nova redação do último parágrafo do item 5.1, com inclusão da Nota 3. | 23.12.2025 | Alinhamento para melhor compreensão do descarte de amostras. |
| 3 | Nota 3 do item 5.6, inclusão da Nota10 no item 5.8 | 06.01.2026 | Esclarecimento de dúvidas. |
| 4 | Folha Resumo, Itens 2, 4, 5. | 17.04.2026 | Adequação de texto para melhor compreensão, o item 5.8 foi desmembrado em 5.8 e 5.9, foi inserido o item 5.16. |
| 5 | Item 1 | 24.04.2026 | Atualização de definições e siglas. |