© 2023 Ministério da Agricultura e Pecuária. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra é do autor.
Elaboração, distribuição, informações:
Ministério da Agricultura e Pecuária
Secretaria de Defesa Agropecuária
Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal
Esplanada dos Ministérios, Bloco D, Anexo A, 4º andar, sala 401
CEP: 70043-900, Brasília - DF
Tel.: (61) 3218- 2014
www.agricultura.gov.br
e- mail: gab.dipoa@agro.gov.br
Central de Relacionamento: 0800 704 1995
Equipe:
Altair Corrêa da Silveira – Chefe
Carlos Gustavo de Morais Ribeiro – Chefe substituto
Equipe de Auditores Exclusivos: Alaor Oliveira Paiva Junior, Altair Corrêa da Silveira, Carlos Gustavo de Morais Ribeiro, Daltro Noleto Vasconcelos Junior, Fábio Augusto Bueno de Oliveira, Giulliano Azevedo Zerbone, Igor Kalil Tavares e Azevedo, Juliano Moura Silva, Marcelo Zordan Lucas, Márcio Antônio Rampazzo, Paulo Alexandre Barbosa Filipin.
Administrativo:
Patrícia Kerley Santos Silva
Edição e revisão: Caroline Del Negri Sartoretto de Oliveira
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Macroprocesso: Inspeção de produtos de origem animal e vegetal |
Objetivo: Auxiliar os Auditores Fiscais Federais Agropecuários (AFFAs) quanto ao correto preenchimento do relatório de auditoria em estabelecimentos sob SIF de caráter de inspeção permanente, aprovado pela Instrução Normativa MAPA nº 102, de 15 de outubro de 2020, bem como servir de material de consulta. |
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Processo: Fiscalizar estabelecimentos e produtos de origem animal e vegetal |
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Entrega: Segurança e qualidade dos alimentos |
Público alvo e demais interessados: Servidores no DIPOA
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Versão do documento: 2 |
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Setor responsável e responsabilidades A Coordenação Geral de Controle e Avaliação do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal é responsável pela elaboração, atualização e envio para aprovação deste manual, tendo responsabilidade quanto aos procedimentos descritos no documento. |
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AFFA - Auditor Fiscal Federal Agropecuário
APPCC - Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle
CGCOA - Coordenação Geral de Controle e Avaliação
CGI - Coordenação Geral de Inspeção
CSG - Coordenação de Suporte à Gestão
CSI - Coordenação de Suporte à Inspeção
CSI - Certificado Sanitário Internacional
DCPOA - Declaração de Produtos de Origem Animal
DAE - Divisão de Auditorias de Estabelecimentos
DIAIH - Divisão de Auditorias Internacionais e de Habilitação
DIAN - Divisão de Auditorias Nacionais
DICERT - Divisão de Certificação
DIPOA - Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal
GTA - Guia de Trânsito Animal
MAPA - Ministério da Agricultura e Pecuária
PACPOA - Programa de Avaliação de Conformidade de Produtos de Origem Animal
PGASIGSIF - Plataforma de Gestão Agropecuária do Sistema de Informações Gerenciais do SIF
PNCRC - Plano Nacional de Controle de Resíduos e Contaminantes
RE - Relatório de Ensaio
SCDP - Sistema de Concessão de Diárias e Passagens
SCVA - Sistema de Controle de Veículos Automotores do MAPA
SDA - Secretaria de Defesa Agropecuária
SEI - Sistema Eletrônico de Informações
SFA - Superintendência Federal de Agricultura
SIF - Serviço de Inspeção Federal
SIGSIF - Sistema de Informações Gerenciais do SIF
SIPOA - Serviço de Inspeção de Produtos de Origem Animal
VOEC - Verificação Oficial dos Elementos de Controle
O presente manual possui vigência e prazo indeterminado e será revisado sempre que necessário, no mínimo anualmente, pela Coordenação Geral de Controle e Avaliação do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal (CGCOA/DIPOA) e aprovada pela Secretaria de Defesa Agropecuária (SDA).
A gestão deste manual está sob a responsabilidade da CGCOA/DIPOA que prestará auxílio ao público alvo leitor. Dúvidas e/ou sugestões quanto à aplicação deste manual devem ser submetidas ao Departamento responsável.
A publicação e atualização das versões na plataforma oficial da SDA para acesso pelo público alvo será de responsabilidade da Secretaria representada pelo DIPOA.
O presente documento tem como objetivo principal auxiliar os AFFAs quanto ao correto preenchimento do relatório de auditoria em estabelecimentos sob SIF com inspeção em caráter permanente, aprovado pela Instrução Normativa MAPA nº 102, de 15 de outubro de 2020. Além disso, o documento contém orientações gerais acerca da atividade de auditoria, visando bem direcionar os trabalhos do auditor.
As auditorias em estabelecimentos sob SIF tem por finalidade agregar valor às atividades do DIPOA/SDA, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento de seus processos, da gestão e dos controles internos, contribuindo para o atendimento da missão deste Ministério junto à sociedade.
Tal atividade está amparada pelo art. 10, inciso XXIII, e art. 73, inciso XIV, do Decreto nº 9.013, de 29 de março de 2017, que Regulamenta a Lei nº 1.283, de 18 de dezembro de 1950, e a Lei nº 7.889, de 23 de novembro de 1989, as quais dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal.
As atividades realizadas pela DAE/CGOA envolvem a avaliação e execução das atividades de auditoria de estabelecimentos de produtos de origem animal sob inspeção permanente, os abatedouros frigoríficos, e do SIF atuante nos mesmos. Acompanha a execução e o cumprimento das metas de auditorias de estabelecimentos e define os elementos de avaliação a fim de harmonizar os procedimentos. Avalia os planos de ação apresentados pelo estabelecimento e pelo SIF local, em razão dos achados de auditoria, e as ações adotadas pelo SIF em razão destes achados.
Em articulação com a DIAN/CGCOA e DIAIH/CGCOA, propõe e supervisiona auditorias de estabelecimentos como parte da auditoria de sistemas nacional e internacional. Subsidia a DIAIH/CGCOA no acompanhamento de missões internacionais no país; realiza as auditorias direcionadas às investigações decorrentes de notificações nacionais, internacionais ou denúncias, quando couber; e avalia dados e informações de sua competência a fim de subsidiar o estabelecimento de estratégias de ação frente à cenários identificados.
Os procedimentos de auditoria compreendem os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados, para a avaliação da adequação e eficiência dos processos de inspeção e fiscalização realizados pelas equipes do SIF atuantes junto a estabelecimentos de produtos de origem animal sob regime de inspeção permanente.
A auditoria do SIF junto aos estabelecimentos compreende a avaliação das atividades concernentes à inspeção tradicional e à verificação oficial dos programas de autocontroles. As atividades de inspeção tradicional devem ter como base legal o Decreto nº 9.013, de 29 de março de 2017, combinado com as normas complementares aplicáveis a cada categoria de estabelecimento sob SIF.
A auditoria das atividades de verificação oficial dos programas de autocontrole do estabelecimento industrial deve avaliar a execução pela equipe do SIF, que deve estar em conformidade com as instruções vigentes, atendendo às frequências, metodologias e amostragens definidas e com registro em formulários padronizados.
É de extrema importância a compreensão de que os procedimentos de fiscalização e de inspeção não podem, em absoluto, ser substituídos pela auditoria.
Regimentalmente, são atribuições da DAE/CGCOA:
A equipe de auditores da DAE é composta por:
a) AFFAs com efetivo exercício junto a esta Divisão, sendo que estes atuam de maneira dedicada e permanecem aproximadamente 2 (duas) semanas de cada mês realizando viagens a serviço, executando auditorias em estabelecimentos sob SIF de inspeção permanente; e
b) AFFAs compartilhados com os Serviços de Inspeção de Produtos de Origem Animal (SIPOAs). Estes auxiliam a DAE de forma esporádica e após liberação de sua chefia imediata, de forma a não prejudicar as atividades de inspeção e fiscalização sob sua responsabilidade.
Em todos os casos, é importante ressaltar que os AFFAs selecionados não devem possuir nenhuma responsabilidade ou qualquer forma de conflito de interesse na execução do serviço em avaliação.
Os AFFAs compartilhados com os SIPOAs são indicados pelas chefias, com base em perfil técnico, ou manifestaram interesse em participar das atividades da DAE.
Para poderem fazer parte da lista de AFFAs compartilhados, os mesmos devem passar por processo de treinamento prático com o acompanhamento de no mínimo 3 (três) auditorias realizadas por auditores exclusivos da DAE.
Durante o treinamento prático, eles são constantemente avaliados pelo auditor exclusivo da DAE, e ao final, é preenchida uma planilha própria para registro do desempenho do AFFA treinando. São considerados os critérios de postura durante a auditoria, conhecimento técnico, facilidade de comunicação verbal e escrita, capacidade de lidar com situações de pressão e stress, dentre outras.
Caso o desempenho seja considerado satisfatório nas avaliações (3 avaliações, no mínimo), o auditor passa a ser considerado apto a realizar auditorias como AFFA compartilhado.
Importante ressaltar que o auditor deve ser avaliado por pelo menos 2 (dois) auditores da DAE com preenchimento da planilha de avaliação de auditores.
Os AFFAs designados para as auditorias devem executá-las atendendo alguns deveres básicos, quais sejam:
a) Respeitar integralmente os preceitos dispostos no art. 37 da Constituição Federal, nos arts. 116 e 117 da Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e no Decreto nº 1.171, de 22 de junho de 1994, que aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal;
b) Realizar a auditoria, respeitando o escopo e prazos estabelecidos pela DAE, de modo a alcançar os objetivos esperados;
c) Elaborar os respectivos relatórios da auditoria, parte I e parte II, conforme modelos próprios, inserindo-os na árvore do processo SEI criado com a finalidade de acompanhamento da própria auditoria e de seus desdobramentos;
d) Apresentar os elementos de convicção, quando houver a adoção de ações fiscais durante a auditoria, bem como fazer o correto enquadramento destas. Os documentos fiscais gerados durante a atividade e mencionados nos relatórios, assim como as evidências das ações de autocorreção adotadas pela empresa, devem ser inseridos na árvore do processo;
e) Fundamentar a atividade de auditoria na legislação vigente aplicável, nos comandos e orientações publicados pelo DIPOA, evitando opiniões pessoais;
f) Comunicar o chefe da DAE ou substituto a suspensão de atividades, interdição total ou parcial de instalações, ou ainda, nos casos de identificação de desvios com relação ao atendimento das normas previstas para o serviço oficial que demandem tratativas excepcionais durante a auditoria e/ou acompanhamento posterior do SIPOA. Esta comunicação deve ser feita antes da conclusão do relatório e reunião final da auditoria, para que a DAE avalie as ações e comunique o SIPOA responsável;
g) Informar a chefia da DAE a indicação da suspensão da certificação ou habilitação do estabelecimento, devido a não atendimento a requisito específico de mercado, antes da conclusão da auditoria, para maior agilidade nas providências necessárias; e
h) Fazer a prestação de contas da auditoria nos prazos e na forma estabelecida pela Coordenação de Suporte à Gestão (CSG/DIPOA), inserindo no processo SEI próprio os comprovantes de deslocamentos aéreos e terrestres (relatório de veículo - SCVA), se for o caso.
Além dos pontos elencados acima, ficam os auditores autorizados a fornecer aos SIPOAs todos os esclarecimentos solicitados acerca da auditoria, exceção feita aos casos de apuração de denúncia ou similares onde tenha sido solicitado ou determinado o sigilo sobre os objetivos da atividade.
Durante as atividades, os auditores devem se atentar de forma exclusiva ao escopo prévio definido, não devendo atender a solicitações extras de levantamento de informações, salvo se autorizado pela Chefia da DAE.
Os auditores compartilhados com os SIPOAs convocados para realizar auditoria em estabelecimentos também deverão seguir as diretrizes presentes neste documento.
O SIF é o ente responsável pela fiscalização e inspeção junto aos estabelecimentos de produtos de origem animal.
Durante as auditorias, compete ao SIF local a adoção de ações fiscais e cautelares, se necessárias, além da avaliação preliminar do plano de ação apresentado pela empresa, com emissão de parecer conclusivo, antes de realizar o seu encaminhamento ao SIPOA.
Ao SIPOA compete a avaliação dos planos de ação apresentados pelo SIF (apontamentos da parte I do relatório) e pela empresa (apontamentos da parte II do relatório). Se favorável às ações do SIF e do estabelecimento, deve encaminhar os planos à DAE/CGCOA para avaliação e aprovação final.
A DAE/CGCOA é a responsável pela gestão das auditorias executadas na frequência estabelecida pela Coordenação. Especificamente sobre o planejamento e execução das auditorias, as competências da DAE e dos auditores estão relacionadas no item 4.4 e subitens a seguir.
Os estabelecimentos sujeitos a regime de inspeção permanente serão avaliados em frequência definida pelo Ofício-Circular nº 4/2022/CGCOA/DIPOA/SDA/MAPA (SEI 20019709). De forma bem objetiva, aqueles estabelecimentos sob SIF cujas conclusões do último relatório de auditoria tenham sido “O SIF executa suas atividades de forma satisfatória, ainda que tenham sido apontadas oportunidades de melhoria e ressalvas, conforme descrito em itens B e C do presente relatório” e “o estabelecimento detém o controle de todos os processos avaliados” serão auditados a cada 02 (dois) anos.
Entretanto, aqueles estabelecimentos sob SIF cujas conclusões do último relatório de auditoria tenham sido “Foram identificados desvios com relação ao atendimento das normas previstas para o serviço oficial que demandaram tratativas excepcionais durante a auditoria e/ou acompanhamento posterior por parte do respectivo Serviço de Inspeção de Produtos de Origem Animal – SIPOA” e/ou “O estabelecimento não detém o controle dos seguintes processos avaliados (citar os elementos de controle)” serão auditados a cada ano.
Em qualquer caso, o DIPOA pode determinar a realização de auditorias em frequência maior que a frequência acima disposta, se tiver conveniência e justificativa técnica e legal para tal. É o que acontece nos casos de notificações internacionais, especialmente nas notificações microbiológicas.
Já no caso de case file notificado pelos EUA, obrigatoriamente deve ser determinada auditoria específica no estabelecimento envolvido, para verificação da adequação das ações de investigação e consequentes ações corretivas e preventivas adotadas.
Em acordo com a ISO 19011, auditoria é um processo sistemático, independente e documentado para obter evidência objetiva e avaliá-la objetivamente para determinar até que ponto os critérios de auditoria são cumpridos.
Dessa forma, como processo sistemático, a auditoria se estabelece e se desenvolve metodicamente com cumprimentos de etapas, visando a obtenção do resultado desejado.
Constituem-se fases ou etapas de uma auditoria:
A elaboração do cronograma das auditorias é responsabilidade exclusiva da chefia da DAE. Trata-se de uma programação anual e dividida em bimestres. A distribuição dos SIFs que serão auditados ao longo do ano depende do bimestre que estes foram auditados, respeitando a frequência definida no Ofício-Circular nº 4/2022/CGCOA/DIPOA/SDA/MAPA (SEI 20019709).
A programação inicial acontece sempre no mês de janeiro de cada ano, quando todos os lançamentos das auditorias do ano anterior, na planilha de controle própria, já tenham sido efetivados.
Havendo necessidade e justificativa, tendo em vista, principalmente, os princípios da economicidade e eficiência, podem ocorrer pequenas alterações na programação inicial.
Embora não contemplados na programação inicial, casos de notificações internacionais, especialmente aqueles classificados como case file pelos EUA, solicitações de auditorias para habilitação do estabelecimento para determinados mercados e outros motivos, podem, ao longo do ano, serem acrescentados na planilha de controle das auditorias da DAE, a depender do surgimento da demanda.
A definição dos auditores que irão realizar as auditorias é feita para cada bimestre. Cabe aos auditores definirem as datas que estarão disponíveis para as auditorias e preencherem o campo próprio da planilha online de programação.
Cabe ao chefe da DAE, ou ao seu substituto, definir os estabelecimentos que serão auditados no bimestre, a partir da programação inicial estipulada, e os respectivos auditores, sempre buscando designar um auditor que não tenha auditado, ainda, aquele estabelecimento.
A preparação das auditorias consiste, basicamente, na verificação, junto às coordenações dos SIPOAs envolvidos, da existência ou não de algum impedimento ou obstáculo para a realização plena da atividade.
Assim, cabe à chefia da DAE entrar em contato com as coordenações, via e-mail ou por outra forma, relacionando os estabelecimentos que serão auditados e as respectivas datas e solicitando um posicionamento sobre as condições de recebimento da auditoria. Situações como paralisações temporárias e férias coletivas no estabelecimento, assim como afastamentos, férias e outros motivos por parte do AFFA encarregado do SIF ou equipe oficial podem estabelecer a necessidade de alteração das datas inicialmente definidas.
A partir do retorno positivo dos SIPOAs, ficam os auditores autorizados a fazer a programação das viagens.
Basicamente, cabe ao auditor designado a programação das viagens e a definição da melhor logística de deslocamentos.
Dessa forma, o auditor deve avaliar a melhor forma de deslocamentos para a auditoria, se terrestres, aéreos, ou ambos, e preencher a requisição de viagem em modelo próprio, para envio à seção de apoio da CGCOA. Nos casos de deslocamentos aéreos, cabe ao auditor pesquisar e sugerir os melhores horários e as companhias aéreas que serão utilizadas, para posterior definição pela área responsável pela compra dos bilhetes.
Realizada a compra e emissão dos bilhetes, deve o auditor entrar em contato com o Coordenador do SIPOA envolvido para os ajustes de logística e eventual acompanhamento da auditoria por um representante.
Os deslocamentos terrestres usando um veículo oficial, quando o próprio auditor é que vai conduzir o veículo, devem ser sempre precedidos da devida autorização, junto à Superintendência Federal de Agricultura (SFA) do Estado (UF) da auditoria.
Qualquer auditoria de estabelecimento de inspeção permanente tem o seu início com a análise documental prévia, por isso o auditor deve valorizar a adequada execução desta etapa.
Para cada auditoria, a DAE constituirá um processo no sistema SEI, o qual será iniciado com o ofício de direcionamento daquela auditoria. Este ofício contém os dados gerais do estabelecimento que será auditado, números dos processos produzidos pelo SIF local e SIPOA referentes às atividades de inspeção tradicional e verificação oficial de elementos de controle, processos referentes a notificações internacionais ou outras demandas, e orientações gerais ao auditor, especialmente considerando as habilitações para exportação do estabelecimento.
A partir dos processos relacionados no ofício de direcionamento e dos dados disponibilizados pelo SIPOA envolvido, além de dados disponíveis nos sistemas eletrônicos do MAPA (SIGSIF, SISRES, PGA-SIGSIF e outros), o auditor inicia a etapa de análise documental prévia, também chamada de pré-auditoria.
A pré-auditoria consiste na avaliação prévia de toda a documentação disponibilizada para o auditor sobre as atividades do SIF no respectivo estabelecimento. Etapa imprescindível para o sucesso da auditoria, a pré-auditoria permite uma avaliação prévia de pontos importantes referentes ao SIF e à empresa que serão auditados. O auditor deve registrar as observações encontradas para posterior verificação durante a auditoria in loco.
A adequada execução desta etapa permitirá a otimização do tempo da auditoria in loco, tendo em vista que o auditor será direcionado para avaliar e esclarecer os pontos considerados relevantes, o que gera melhores resultados e cumprimento dos objetivos da DAE.
Nesta fase, o auditor deve, obrigatoriamente, avaliar os seguintes processos (que constam no ofício de direcionamento), entre outros:
Observação: detalhamentos adicionais serão feitos nas instruções de preenchimento do relatório.
a) Relatório da última auditoria no estabelecimento: É imprescindível a avaliação dos apontamentos do último relatório no estabelecimento que será auditado, especialmente avaliando a eventual ocorrência de perda de controle ou condição insatisfatória do SIF, cumprimento dos planos de ação propostos, ações fiscais e demais desdobramentos. O auditor deve, obrigatoriamente, avaliar os elementos que apresentaram perda de controle pelo estabelecimento na última auditoria, fazendo constar, no relatório, um parecer sobre os resultados das ações adotadas pela empresa (retorno ao controle do elemento);
b) Verificações Oficiais dos Elementos de Controle (VOECs)
Durante a avaliação dos processos de VOECs o auditor deve:
i. Avaliar o atendimento aos atos normativos vigentes publicados pelo DIPOA e cumprimento dos procedimentos padronizados para tramitação dos processos, conforme Ofício-Circular nº 82/2021/DIPOA/SDA (SEI 19245918);
ii. Avaliar a inclusão dos documentos no processo SEI: registro de avaliação do plano de ação, registro da avaliação documental, registro de comunicação com o estabelecimento, rito administrativo e comunicação com o SIPOA;
iii. Avaliar a tempestividade, acompanhamento de prazos, qualidade da avaliação, gestão das prorrogações; e
iv. Avaliar o uso do formulário oficial, correto preenchimento dos formulários, descrição dos achados, adoção de ações fiscais e medidas cautelares.
c) Análises laboratoriais oficiais
Durante a avaliação dos processos de análises oficiais, em cumprimento ao cronograma dos programas oficiais, o auditor deve avaliar:
i. Atendimento ao sorteio feito pelas instâncias superiores;
ii. Procedimentos de colheita de amostras;
iii. Emissão das Solicitações Oficiais de Análises (SOAs), analisando a correção em relação a códigos solicitados, produtos elegíveis e demais dados do documento;
iv. Correta interpretação do Relatório de Ensaio (RE) e eventuais ações fiscais adotadas;
v. Uso da metodologia indicada para a análise sob avaliação;
vi. Adoção de tratativas para casos de rejeições das amostras;
vii. Comunicação com SIPOA; e
viii. No caso do Plano Nacional de Controle de Resíduos e Contaminantes (PNCRC) deve avaliar o porte do estabelecimento no SISRES e em caso de violação avaliar o processo de investigação.
d) Denúncias e outras demandas: Avaliar os processos quanto à tempestividade, registros gerados, eficiência das ações fiscais, manifestações conclusivas e respeito ao rito administrativo. Caso necessário, pode-se solicitar mais informações junto ao respectivo SIPOA e durante a visita ao estabelecimento para a conclusão e emissão de parecer;
Para processos referentes a reclamações ou denúncias o auditor deve avaliar se o SIF responsável executou os seguintes procedimentos, no que for aplicável:
e) Autos de infração: Verificar a adequação e pertinência da ação administrativa, avaliando os aspectos formais e o enquadramento legal da infração. Para os casos de autos de infração já julgados procedentes, não cabe o apontamento sobre eventuais erros de enquadramento legal, tendo em vista que já foram julgados e aceitos;
f) Relatório de habilitações no SIGSIF
Inserido no processo de direcionamento da auditoria, o relatório de habilitações do estabelecimento relaciona todos os mercados para os quais o estabelecimento está habilitado a exportar os seus produtos. Assim, a avaliação deste relatório direciona o auditor para a verificação do atendimento aos requisitos específicos que os estabelecimentos estão obrigados a atender.
Ainda no SIGSIF, o auditor deve analisar os dados do estabelecimento, buscando informações importantes quanto à classificação do estabelecimento, habilitações e outras ocorrências.
Além disso, deve solicitar aos gestores da Plataforma de Gestão Agropecuária - SIGSIF (PGA-SIGSIF) o acesso aos dados do SIF que será auditado, para avaliação dos mapas estatísticos do estabelecimento.
g) Violações e notificações internacionais
Como complemento das ações de investigação implementadas pela DINV/CGI/DIPOA, cabe ao auditor avaliar os processos relativos a violações e/ou notificações internacionais. O foco desta avaliação deve recair sobre os procedimentos de investigação das causas realizados pelo estabelecimento, da adequação das ações corretivas e preventivas adotadas, bem como na atuação do SIF local.
h) Avaliação de registros na PGA-SIGSIF:
i. Levantar amostras de produtos/rótulos no sistema, avaliando as aprovações (automáticas, com ressalvas/com pendência) e cotejar com os registros amostrados em VOECs para direcionamento para avaliação in loco; e
ii. Mapas estatísticos: Avaliação amostral e direcionada dos lançamentos de abates, lançamentos de condenações/destino para cotejamento in loco com os registros do SIF, volume médio de produção x SIGSIF, produtos lançados, lançamento de dados de condenação x destinação e dados de comercialização e cotejar os achados com o período avaliado das VOECs documentais.
A auditoria in loco consiste na avaliação do desempenho do SIF junto aos estabelecimentos registrados e das condições técnicas e higiênico-sanitárias dos estabelecimentos industriais.
O desempenho do SIF é aferido através da verificação das atividades relativas à inspeção tradicional e à verificação oficial dos programas de autocontrole.
Basicamente, as auditorias da DAE consistem em auditorias de conformidade, sendo projetadas para garantir que as atividades tenham sido executadas adequadamente de acordo com os requisitos regulatórios ou organizacionais. São baseadas em leis e regulamentos específicos, procedimentos internos e instruções emanadas do DIPOA.
É importante ressaltar que é esperado que o SIF local, através dos trabalhos de inspeção e fiscalização que executa, seja capaz de detectar as situações de não conformidades na rotina, respeitada a frequência das verificações estipulada em norma interna. Dessa forma, o auditor deve evitar o retrabalho durante a auditoria, ou seja, repetir os mesmos procedimentos que já devem ser executados pela equipe do SIF. Eventuais não conformidades encontradas nos controles e atividades da empresa devem ser sempre confrontadas com os achados e ações do SIF, para a correta avaliação de seu desempenho.
A reunião de abertura da auditoria in loco tem como objetivo principal confirmar com os auditados o plano de auditoria. É neste momento que todos os esclarecimentos pelas partes devem ser feitos.
De praxe, as reuniões iniciais devem ser realizadas separadamente, primeiro com a equipe do SIF e depois com os representantes do estabelecimento.
Nesta oportunidade, devem ser apresentados todos os envolvidos. A reunião deve ser realizada de maneira amigável, deixando os auditados à vontade, criando, assim, um clima propício à execução de uma boa auditoria.
O auditor deve expor claramente o escopo da auditoria, a abordagem e metodologia que serão utilizadas e a programação inicial, levando em consideração os horários de trabalho da equipe do SIF e das atividades do estabelecimento. É de suma importância o respeito a estes horários.
É importante, também, reforçar o que esperar em termos de ações da empresa e do SIF quando eventualmente encontrar alguma não conformidade, especialmente considerando os preceitos contidos na Lei nº 14.515, de 29 de dezembro de 2022.
Após as reuniões iniciais, e de forma complementar aos dados obtidos durante a realização da auditoria documental prévia (pré-auditoria), tem início a fase de coleta de dados in loco, acompanhando os processos e procedimentos do SIF e do estabelecimento, e de forma documental, avaliando registros diversos.
É na execução desta etapa que o auditor levanta dados e faz constatações, que podem ser considerados como desvios ou ser configurados como não conformidades.
No que diz respeito ao SIF, devem ser avaliadas as atividades relativas à inspeção tradicional, no que couber, e à verificação oficial dos programas de autocontrole. São procedimentos da inspeção tradicional:
As atividades de inspeção ante e post mortem devem merecer uma atenção especial, tendo em vista serem atividades de grande importância para resguardar a saúde animal e a saúde pública.
Dessa forma, os documentos que acompanham os animais (GTAs, boletins sanitários, declarações de produtor e outros) devem ser minuciosamente avaliados. As condições sanitárias dos animais, a correta execução das linhas de inspeção e os procedimentos do DIF, com os respectivos registros gerados, devem ser pontos de avaliação obrigatória na auditoria.
Um maior detalhamento das avaliações em relação à inspeção tradicional e verificação dos programas de autocontrole será feito no item 4.6 abaixo.
Caso sejam encontradas, durante a auditoria, situações que determinam a adoção de ações fiscais, estas devem ser executadas, preferencialmente, pela equipe do SIF local ou pelo representante do SIPOA, quando houver.
Se as ações forem adotadas pelo auditor designado, este deverá iniciar um processo no SEI com as ações fiscais adotadas, juntamente com os elementos de convicção e enviar ao respectivo SIPOA para tratamento administrativo. Deve constar no processo referente à auditoria ou no relatório de auditoria, parte I, o motivo pelos quais as ações fiscais não foram tomadas pelos representantes do SIF local ou SIPOA.
As ações fiscais, especialmente as cautelares previstas no art. 495 do Decreto nº 9.013, de 29 de março de 2017, deverão ser adotadas em pleno atendimento à Lei nº 14.515, de 29 de dezembro de 2022.
Caso seja identificada necessidade de suspensão de certificação para determinado mercado, em razão de não cumprimento de requisitos, o auditor deverá comunicar imediatamente a chefia da DAE/CGCOA para a adoção de providências necessárias. Deverá ser informado, minimamente, o mercado para o qual foi indicada a suspensão, o(s) produto(s) envolvido(s), a data a partir da qual a certificação deverá ser considerada suspensa, considerando a presença de estoque dos produtos na unidade industrial.
A ausência de um representante do SIF local ou SIPOA deve ser evitada a todo custo, visto que o escopo da auditoria contempla a avaliação do desempenho do serviço oficial. Dentre alguns aspectos sujeitos a esta avaliação estão o domínio/conhecimento da legislação aplicável ao tipo de indústria auditada e a pertinência e eficácia das ações fiscais adotadas no sentido de cessar qualquer risco iminente de saúde pública ou adulteração aos produtos produzidos pela empresa.
A elaboração do relatório é uma fase crucial da auditoria, pois, ainda que o auditor tenha realizado um excelente trabalho na coleta de dados e verificações, o resultado final sairá prejudicado se os achados não forem adequadamente descritos.
A descrição adequada das ressalvas referentes ao serviço oficial e das não conformidades apontadas para a Empresa é imprescindível para uma boa compreensão de todos aqueles que posteriormente tenham que fazer alguma avaliação, tanto dos relatórios de auditoria quanto dos documentos deles decorrentes, como os planos de ação e documentos fiscais emitidos.
O auditor deve descrever nos campos “observações” da parte I do relatório todos os documentos avaliados, com o maior detalhamento possível.
De forma semelhante, documentos e/ou avaliações realizadas, resultados de verificações diversas que não foram consideradas não conformidades, assim como as ações adotadas devem ser descritas no mesmo campo destinado à descrição das não conformidades do relatório parte II, após estas.
A reunião de fechamento da auditoria in loco tem como objetivos principais confirmar com os auditados o escopo da auditoria, apresentar os achados e esclarecer sobre eventuais ações fiscais adotadas.
É importante que o auditor seja totalmente transparente durante a auditoria, o que determina uma reunião final sem surpresas para os auditados.
É neste momento que esclarecimentos adicionais podem ser feitos, especialmente sobre os próximos passos e prazos que os auditados devem obedecer.
Deve-se manter na reunião final, assim como em toda a auditoria in loco, o respeito, o profissionalismo e a cordialidade entre as partes, o que permite melhores resultados da atividade.
Após o término da auditoria, o processo criado no SEI deve ter a seguinte tramitação, com o envolvimento dos seguintes atores:
O auditor que realizou a auditoria deve inserir, na maior brevidade possível, os relatórios, eventuais documentos fiscais e outros documentos produzidos durante a auditoria, na seguinte sequência:
a) Relatório de auditoria – parte I (SIF);
b) Relatório de auditoria – parte II (Empresa);
c) Documentos fiscais (Autos de infração, Termos de apreensão cautelar, Termos de intimação e outros);
d) Outros documentos, gerados pelo SIF ou pela Empresa auditada, como elementos de convicção ou evidências de ações adotadas durante a auditoria, por exemplo; e
e) Fotos ou vídeos das não conformidades que determinaram a perda de controle ou das situações que definiram a adoção de ações cautelares pelo serviço oficial, como elementos de convicção, se for o caso.
Após a inserção dos documentos da auditoria, o auditor deve tramitar o processo com despacho endereçado ao chefe da DAE, para avaliação dos resultados da auditoria.
Cabe ainda aos auditores a avaliação dos planos de ação encaminhados pelos SIPOAs, deferindo-os ou não. Ressalta-se que cabe exclusivamente à DAE a aprovação final dos planos de ação.
Salienta-se que, de ordinário, o plano de ação a ser avaliado é direcionado para auditor diferente daquele que realizou a auditoria.
Cabe ao Chefe da DAE, ou seu substituto:
a) Avaliar os relatórios de auditoria e eventuais documentos produzidos durante a auditoria, inseridos no processo, tramitando o mesmo à CGCOA e ao SIPOA envolvido, para ciência e inserção dos planos de ação;
b) Alimentar a planilha de gestão das auditorias; e
c) Avaliar o trabalho do auditor, comunicando-a ao mesmo através de ofício. No caso de auditorias em estabelecimentos habilitados aos EUA, deve-se preencher a planilha própria de avaliação do auditor.
Cabe ainda à chefia da DAE a tramitação do processo em todas as suas fases, desde a sua criação até a sua conclusão, adotando ações diversas que se fizerem necessárias.
Basicamente, cabe ao SIF local a execução de duas tarefas:
a) Apresentar um plano de ação para as ressalvas e oportunidades de melhoria eventualmente apontadas na parte I do relatório de auditoria, em modelo próprio;
b) Receber, avaliar e tramitar ao SIPOA o plano de ação apresentado pela empresa auditada, em decorrência das não conformidades apontadas na parte II do relatório de auditoria. Neste caso, o mesmo deverá estar acompanhado de parecer conclusivo favorável emitido pelo SIF local, que deve conter as informações mínimas a seguir:
i. se a apresentação do plano de ação foi tempestiva (30 dias), conforme Relatório de Auditoria; e
ii. se as ações corretivas e preventivas, bem como seus respectivos prazos, são adequados para corrigir as não conformidades, visando a prevenção a fraude, risco ao consumidor ou perda de qualidade do produto.
c) ações fiscais adotadas, se for o caso.
Ao SIPOA cabe, basicamente:
a) Analisar e aprovar as ações e prazos descritos no plano de ação elaborado pelo SIF local; e
b) Analisar e aprovar as ações e prazos descritos no plano de ação da Empresa.
Em qualquer um dos casos, se o SIPOA corroborar com o parecer favorável do SIF local, quanto ao plano de ação da Empresa, e for favorável ao plano de ação apresentado pelo SIF, deve tramitar o processo para a DAE para avaliação e eventual aprovação, conforme descrito nos procedimentos acima para “Auditores”. Caso contrário, se o SIPOA se manifestar contrário ao parecer do SIF local, deverá devolver o processo a este para as adequações necessárias.
O modelo de relatório de auditoria vigente está previsto no anexo I da Instrução Normativa MAPA nº 102, de 15 de outubro de 2020.
Este relatório está dividido em duas partes, sendo a parte I referente às atividades do SIF auditado e a parte II referente aos procedimentos e controles do estabelecimento industrial.
Na Parte I do relatório deverão ser relatados as ressalvas e oportunidades de melhoria relacionadas às atividades do SIF. Apresenta os seguintes itens:
Na Parte II do relatório serão registradas as não conformidades relativas ao estabelecimento. Apresenta os seguintes itens:
| A – IDENTIFICAÇÃO |
| SIF n° | Número do SIF (sem “zeros” à frente). |
| SIPOA | |
| Razão social da empresa fiscalizada | A mesma constante no SIGSIF |
| Município/UF |
| B - ATIVIDADES DE INSPEÇÃO TRADICIONAL |
| 01– Inspeção ante e post mortem | |
| Procedimento avaliado | Ressalvas |
| (a) Inspeção ante mortem. Execução da técnica, julgamento e registro (incluindo a conferência documental) |
Neste campo devem ser assinaladas as ressalvas e oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere a execução dos procedimentos de inspeção ante mortem. Compreende, no mínimo, a avaliação dos documentos que acompanham os animais (GTAs, Boletins Sanitários, Declarações de produtor e outros) e a avaliação das condições de saúde dos animais. No que couber, devem ser avaliados, também, os procedimentos adotados quanto a abates de emergência, coleta de material para análises laboratoriais, necropsia e atendimento a requisitos sanitários de países importadores.
OBSERVAÇÃO: Os apontamentos devem ser numerados e, de preferência, em negrito, de forma a facilitar seu referenciamento e posterior avaliação, devendo ser adotado o padrão de número do elemento (neste caso 1), seguido de sua ordenação. Exemplos: 1.a.1 - 1.a.2 - 1.a.3 - Seguidos da descrição da ressalva.
ATENÇÃO: As informações acima relacionadas à numeração de não conformidades, devem ser seguidas para todos os campos de “ressalvas” ao longo do relatório.
|
| (b) Registros de coleta de tronco encefálico, relacionados aos animais abatidos de emergência, de animais mortos no curral e de animais que chegam mortos no estabelecimento (exclusivo para ruminantes) |
Neste campo deverá ser avaliado se o SIF possui registro de coleta de tronco encefálico para teste das Encefalopatias Espongiformes Transmissíveis (EET) e se atende às orientações presentes em atos normativos e manuais de coleta de amostras para vigilância das EET.
Quando aplicável
|
| (c) Inspeção post mortem. Execução das técnicas de linha, critérios de julgamento e registros |
Neste campo devem ser assinaladas as ressalvas e oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere a execução dos procedimentos de inspeção post mortem. Deve-se verificar se todas as linhas de inspeção estão sendo realizadas por auxiliares capacitados, se a técnica de inspeção está correta e se os critérios de julgamento e registros estão adequados.
OBSERVAÇÃO: Os desvios nas operações de inspeção executadas nas linhas devem ser comunicados para o Médico Veterinário (MV) responsável para correção imediata, visando resguardar a saúde pública, com o devido registro no Relatório.
|
| (d) Inspeção post mortem. Execução das técnicas no DIF, critérios de julgamento e registros |
Neste campo devem ser assinaladas as ressalvas e oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere à execução dos procedimentos no Departamento de Inspeção Final (DIF), critérios de julgamento, destinação e registros.
|
| (e) Controle de sequestro e destinação do aproveitamento condicional e condenação (procedimentos e registros) |
Neste campo devem ser assinaladas as ressalvas e oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere ao controle da destinação do aproveitamento condicional e condenação.
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Observações:
Neste campo não devem ser inseridas não conformidades (somente nos campos superiores). Este campo é destinado à inserção de registros dos documentos avaliados durante a auditoria, com o maior detalhamento possível (tipo de documento, seções, itens ou páginas avaliadas, datas verificadas e outros). Recomenda-se que o auditor faça um levantamento aleatório dos documentos de modo que a avaliação compreenda lapso de tempo entre a data da última auditoria realizada e a presente auditoria.
ATENÇÃO: As observações não devem ser numeradas. As informações acima devem ser seguidas para todos os campos “observações” ao longo do relatório. |
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| 02– Plano de inspeção (elaboração, escopo e implantação) |
|
Ressalvas:
Este campo é destinado aos apontamentos relacionados ao plano de inspeção, que deve abordar todos os procedimentos relacionados à verificação oficial dos autocontroles executados pelas empresas.
O auditor deve verificar dentre outros se:
É facultativa a descrição dos procedimentos de inspeção tradicional no plano de inspeção, incluídos a verificação de mapas estatísticos, programa de treinamentos e outros.
OBSERVAÇÃO: Os apontamentos devem ser numerados e, de preferência, em negrito, de forma a facilitar seu referenciamento e posterior avaliação, devendo ser adotado o padrão de número do elemento (neste caso 1), seguido de sua ordenação. Exemplos: 2.1 - 2.2 - 2.3 - Seguidos da descrição da ressalva. |
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 03 – Verificação da elaboração e cumprimento de planos de ação em resposta a Relatórios de Fiscalização, Auditoria, Missão Internacional e notificações internacionais, bem como análise das medidas corretivas/preventivas propostas pelo estabelecimento? |
|
Ressalvas:
Nesse campo deve ser verificado se o SIF avalia os planos de ação gerados pelo estabelecimento em decorrência de não conformidades apontadas durante as verificações oficiais de fiscalização, auditorias, missões internacionais e notificações internacionais. Além disso, verificar se o SIF acompanha seu cumprimento e realiza o registro dessas ações. Objetiva-se verificar se o SIF é capaz de gerenciar se as ações corretivas e preventivas, bem como seus respectivos prazos, são adequados para corrigir as não conformidades, visando assim a prevenção a fraude, risco ao consumidor ou perda de qualidade do produto. Também inclui as ações fiscais adotadas em caso de não cumprimento do cronograma.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima.
IMPORTANTE:
a. Se o processo foi tramitado para as instâncias pertinentes SIF - SIPOA – DINV/CGI dentro dos prazos; b. Se o SIF verificou a execução do plano de ação e a situação do mesmo (concluído, ainda no prazo); e c. Resultado da efetividade das ações de investigação e das ações corretivas e preventivas adotadas pelo estabelecimento industrial.
|
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 04 – Análises laboratoriais. Atendimento aos programas oficiais (inclusive PNCRC) |
|
Ressalvas:
Neste campo devem ser descritas as não conformidades relacionadas às análises oficiais, incluindo a execução das coletas, que devem ser sempre coletadas por servidores oficiais e de acordo com o manual de coletas (Manual de coleta de amostras de produtos de origem animal), correto acondicionamento, registros e gerenciamento dos resultados. Também devem ser avaliadas as ações do SIF frente às rejeições de amostras, reposições, notificações de não conformidades laboratoriais, ações fiscais pertinentes e medidas cautelares. O auditor deve verificar se os procedimentos previstos no Ofício-Circular nº 82/2021/CGCOA/DIPOA (SEI 19245918) quanto ao processo SEI foram atendidos.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima. |
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 05 – Certificação Sanitária | |
| Procedimento avaliado | Ressalvas |
|
a) Controle de estoque, utilização e inutilização do papel especial contendo elementos de segurança para Certificação |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere ao controle de estoque, utilização e inutilização do papel especial contendo elementos de segurança para certificação. Verificar se o Serviço possui registros auditáveis do controle desses papéis especiais e se os utiliza corretamente para os mercados exigentes.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 1 acima. |
|
b) Compatibilidade dos carimbos utilizados com os modelos preconizados na legislação |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere a compatibilidade dos carimbos utilizados com os modelos preconizados na legislação. Verificar se os modelos de carimbo utilizados são os apresentados em legislação vigente.
|
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c) Controle da emissão, substituição e cancelamento da Certificação Sanitária Oficial |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere ao controle da emissão, substituição e cancelamento da Certificação Sanitária Oficial. Verificar se o Serviço possui registros auditáveis do controle de emissão, substituição e cancelamento de certificação. Além disso, o auditor deve verificar dentre outros se:
|
|
d) Domínio sobre pré-requisitos de mercados. Manutenção de arquivo da legislação (fácil acesso). Avaliação do entendimento destas pelos auxiliares de inspeção |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere aos requisitos sanitários de mercados específicos. O auditor deve verificar dentre outros:
|
|
e) Conferência documental de respaldo para a Certificação Sanitária Oficial |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere à conferência documental de respaldo para a Certificação Sanitária Oficial. O auditor deve verificar dentre outros se:
|
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f) Controle da Certificação Sanitária Oficial para matéria-prima e produto destinado ao aproveitamento condicional |
Neste campo devem ser assinaladas as oportunidades de melhoria relacionadas ao SIF no que se refere ao controle da certificação sanitária oficial para matéria-prima e produto destinado ao aproveitamento condicional. O auditor deve, dentre outros, verificar se:
|
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. | |
| 06 – Inclusão e avaliação qualitativa dos mapas estatísticos (SIGSIF) |
|
Ressalvas:
Neste campo devem ser descritas as não conformidades relacionadas à inclusão e avaliação qualitativa dos mapas estatísticos, de acordo com o PGASIGSIF - Manual de mapas estatísticos do SIF. Apontamentos relativos à inclusão pelo SIF dos mapas estatísticos na PGA-SIGSIF (Mapa Abate – Diagnóstico e partes afetadas) e pela avaliação qualitativa dos lançamentos executados pela empresa dos demais mapas sob sua responsabilidade.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima.
|
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 07 – Controles administrativos | |
| Procedimento Avaliado | Ressalvas |
| a) Controle de pessoal (escala de trabalho, férias, ponto) |
O auditor deve verificar se o encarregado do SIF gerencia adequadamente as escalas de trabalho, adequação da quantidade e distribuição dos auxiliares nas linhas de inspeção, férias e ponto dos Servidores do MAPA.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 1 acima.
|
| b) Organização de arquivos. Fácil localização dos documentos | O auditor deve verificar se o SIF mantém seus arquivos organizados e possui fluxo célere de documentos entre o SIF e terceiros. |
|
c) Registro do controle do desempenho da equipe de inspeção |
O auditor deve verificar se o SIF realiza treinamentos com a equipe de inspeção, de acordo com a frequência estipulada em norma específica (treinamento teórico 2 vezes ao ano e avaliação 1 vez ao ano). Além de verificar se há registro auditável do controle de desempenho desses treinamentos. Para estabelecimentos habilitados aos EUA também deve ser realizada a avaliação prevista no consolidado de requisitos vigente. Nos estabelecimentos que firmaram contrato com pessoas jurídicas credenciadas para cessão de pessoal para execução das atividades auxiliares de inspeção post mortem, a capacitação destes pela credenciada deve ser avaliada. |
| d) Tempestividade no atendimento a demandas | O auditor deve verificar se o SIF atende tempestivamente às demandas do DIPOA, SIPOA e/ou fiscalizadas. |
| e) Uso de formulários/modelos oficiais para registro das verificações e demais atividades do SIF | O auditor deve verificar se o SIF utiliza e registra suas atividades em documentos oficiais e vigentes. |
|
Observações:
Vide campo “observações” no item 1 acima.
Também deve ser registrado nesse campo a avaliação do atendimento aos requisitos específicos de países exportadores, referentes a contratação de pessoal e comprovação de vínculo, conforme normativas vigentes, avaliação dos comprovantes de treinamentos da equipe do SIF, dentre outros.
|
|
| C – VERIFICAÇÃO OFICIAL DOS ELEMENTOS DE CONTROLE |
| 1 – Verificação Oficial (frequência e metodologias aplicadas) |
|
Ressalvas:
Neste campo deverão ser descritas as não conformidades relativas à avaliação da execução pelo SIF dos procedimentos descritos no Plano de Inspeção. As não conformidades relacionadas às empresas fiscalizadas deverão ser consideradas como indicadores das atividades de verificação oficial. Contudo, considerando-se a frequência e amostragem de fiscalização, definida em norma específica, o auditor responsável deverá realizar uma análise crítica delas, pois a existência de não conformidade relacionada ao estabelecimento não indica necessariamente o comprometimento da verificação oficial.
IMPORTANTE:
Além disso, o auditor deve verificar em caso de não conformidade registrada pelo SIF se:
Em caso de não ter havido necessidade de adoção de medidas cautelares, o auditor deverá verificar se:
- As medidas corretivas identificam e eliminam a causa do desvio? - As medidas adotadas restabelecem as condições higiênico-sanitárias do produto? - As medidas preventivas adotadas evitam a recorrência de desvios? - As medidas de controle adotadas garantem que nenhum produto que possa causar danos à saúde pública, ou que esteja adulterado, fraudado ou falsificado, chegue ao consumo?
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima. |
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 2 - Ações fiscais (Eficácia) |
|
Ressalvas:
Neste campo deverão ser descritas não conformidades relativas às ações fiscais adotadas pelo serviço oficial quando cabíveis (histórico e registros das ações fiscais e ainda as eventuais ações adotadas durante a auditoria). Além disso, deverá ser avaliada a eficácia destas ações sobre processos e produtos.
O auditor deverá verificar se:
O auditor deve avaliar os termos de fiscalização lavrados pelo SIF (no mínimo 1 de cada), em decorrência de ações cautelares, quanto aos seguintes critérios:
- Se há registro da ciência do interessado; - Se a defesa foi apresentada tempestivamente, conforme legislação vigente; - Se os processos relacionados foram citados (termos fiscais); e - Se esclarecimentos posteriores foram lavrados mediante Termo Aditivo.
Observa-se que a simples emissão de autos de infração de forma isolada não garante o controle do processo e não exime o serviço oficial da adoção de medidas cautelares caso haja risco à saúde pública, respeitada a Lei nº14.515 de 2022. Assim como, medidas cumulativas devem ser avaliadas, quando cabíveis.
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima.
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| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| 3- Revisão dos registros gerados pela fiscalizada (Revisão documental) |
|
Ressalvas:
Neste campo deverão ser descritas eventuais não conformidades que tenham relação com a revisão dos registros gerados pela empresa, no que se refere aos elementos de controle, para todos os seus processos e programas.
O auditor deverá verificar se:
OBSERVAÇÃO: Adotar o mesmo padrão de numeração para os apontamentos descritos no item 2 acima. |
| Observações: Vide campo “observações” no item 1 acima. |
| D – COMENTÁRIOS FINAIS |
|
Campo destinado a comentários que por sua natureza ou importância não tenham sido citados nos elementos acima, além de apresentar um breve resumo sobre os achados e oportunidades de melhoria do SIF verificado.
IMPORTANTE: não deixar este espaço em branco.
Observações:
|
| E – CONCLUSÃO: | |
| O SIF executa suas atividades de forma satisfatória, ainda que tenham sido apontadas oportunidades de melhoria e ressalvas, conforme descrito em itens B e C do presente relatório. | |
|
Foram identificados desvios com relação ao atendimento das normas previstas para o serviço oficial que demandaram tratativas excepcionais durante a auditoria e/ou acompanhamento posterior por parte do respectivo Serviço de Inspeção de Produtos de Origem Animal – SIPOA. Obs.: As ações complementares adotadas devem ser referenciadas no campo “Comentários finais”. |
|
|
Neste item o auditor deverá marcar apenas uma opção com um “X”. Salienta-se a importância de o auditor realizar uma análise crítica e global dos apontamentos do relatório para determinar a sua conclusão, levando em consideração os achados durante a auditoria e as ações adotadas frente às ressalvas apontadas. Os apontamentos que levaram à conclusão de que foram identificados desvios com relação ao atendimento das normas previstas para o serviço oficial e que demandaram tratativas excepcionais durante a auditoria e/ou acompanhamento posterior por parte do respectivo SIPOA, deverão ser avaliados levando em consideração seu risco à saúde do consumidor, quanto à falhas na execução dos procedimentos de inspeção tradicional e/ou verificações oficiais dos programas de autocontroles da empresa. Nestes casos a DAE deve ser comunicada no decorrer da auditoria, para que o respectivo SIPOA seja comunicado, tendo em vista a necessidade de intervenção e ajuste imediato desses procedimentos. |
|
Em todos os casos o SIF terá 30 dias para enviar plano de ação identificando as ações adotadas, os prazos e as não conformidades já consideradas como solucionadas.
| A – IDENTIFICAÇÃO | ||
| SIF n°: | ||
| Razão Social: | ||
| Endereço: | ||
| Bairro: | Município/UF: | CEP: |
| Fone: ( ) | Correio eletrônico do estabelecimento: | |
| Classificação: | ||
| Responsável pelo estabelecimento e seu cargo: | ||
| Responsável técnico e registro em conselho: | ||
| Habilitação por país e produto: Anexar relatório de estabelecimento nacional do SIGSIF. | ||
| Número de turnos de trabalho: | ||
| Atividades realizadas no turno 01: | ||
| Atividades realizadas no turno 02: | ||
| Atividades realizadas no turno 03: | ||
| Capacidades aprovadas (incluindo velocidades quando aplicável): | ||
| B - ATENDIMENTO AOS PLANOS DE AÇÃO | ||
| O estabelecimento gerencia adequadamente prazos e ações previstos em planos de ação? | Sim ( ) | Não ( ) |
|
Justificar a conclusão:
Nestes campos deverão ser descritas as observações quanto ao atendimento dos planos de ações referentes a auditorias e verificações oficiais do SIF. Situações em que são verificados vencimentos de prazos e/ou atendimento após adoção de ações fiscais por parte do SIF/DIPOA indicam ingerência do estabelecimento quanto a este item.
OBSERVAÇÃO: Os apontamentos devem ser numerados e, de preferência, em negrito, de forma a facilitar seu referenciamento e posterior avaliação, devendo ser adotado o padrão de número do elemento (neste caso B), seguido de sua ordenação. Exemplos: B.1 - B.2 - B.3 - Seguidos da descrição da ressalva. |
||
| C – DESCRIÇÃO DOS ACHADOS DA EMPRESA | ||
| Elemento de controle |
Não detém controle |
Descrição da(s) não conformidade(s) |
|
1 - Manutenção (incluindo iluminação, ventilação, águas residuais e calibração) |
Marcar com um “X” em caso de perda de controle do elemento.
|
As orientações a seguir devem ser aplicadas para os campos de todos os elementos de inspeção:
Deverão ser descritas as não conformidades relacionadas à empresa fiscalizada. Não conformidades que tenham sido identificadas anteriormente pelo serviço oficial e que ainda se encontram dentro do prazo solicitado para resolução (fiscalizações, auditorias anteriores, missões etc.), não devem ser registradas. Caso, considerando sua importância, sejam dignas de nota, deverá existir a menção clara de que ela já havia sido identificada e está sendo gerenciada (como observação no item). Nos casos de não conformidades que representem risco à defesa agropecuária ou à saúde pública ou em virtude de embaraço à ação fiscalizadora, devem ser descritas as ações de regularização adotadas pela empresa e/ou as medidas cautelares adotadas para corrigir ou minimizar os riscos. Ou seja, o auditor deve levar em consideração, sempre, as disposições da Lei nº 14.515 de 2022, oportunizando à empresa tomar ações de regularização até o final da auditoria.
ATENÇÃO: As não conformidades devem ser avaliadas quanto aos critérios de “significado X extensão X circunstância” para se chegar à conclusão de perda ou não de controle do respectivo elemento, com o devido registro das justificativas.
OBSERVAÇÕES:
1) Os apontamentos devem ser numerados e, de preferência, em negrito, de forma a facilitar seu referenciamento e posterior avaliação, devendo ser adotado o padrão de número do elemento (neste caso 1), seguido de sua ordenação. Exemplos: 1.1 - 1.2 - 1.3 - Seguidos da descrição da ressalva.
2) Esse campo será também destinado à inserção de registros dos documentos ou processos avaliados durante a auditoria, com a descrição dos tipos de documentos e datas verificadas, bem como o registro das verificações em calibração de instrumentos de controle de processos (termômetros, pHmetros, luxímetros e outros);
3) Recomenda-se que o auditor faça um levantamento aleatório dos documentos de modo que a avaliação compreenda lapso de tempo entre a data da auditoria e a última auditoria realizada;
4) Em caso de não aplicabilidade do elemento, deixar isso explícito no elemento, descrevendo “Não aplicável”;
5) Caso o elemento de inspeção não tenha sido avaliado, deixar isso explícito no elemento, descrevendo “Não avaliado”;
6) Expressões genéricas tais como “Sem comentários”, “Sem ressalvas” ou “Nada digno de nota” devem ser acompanhadas da descrição dos procedimentos e documentos avaliados para chegar a essa conclusão;
7) As observações não devem ser numeradas; e
8) Nenhum campo do relatório deve ser deixado em branco. |
| 2 - Água de abastecimento | ||
| 3 - Controle integrado de pragas | ||
| 4 - Higiene industrial e operacional | ||
| 5 - Higiene e hábitos higiênicos dos funcionários | ||
| 6 - Procedimentos sanitários operacionais | ||
| 7 - Controle da matéria-prima (inclusive aquelas destinadas ao aproveitamento condicional), ingrediente e de material de embalagem | ||
| 8 - Controle de temperaturas | ||
| 9 - Programa de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle - APPCC | ||
|
10 - Análises laboratoriais |
Neste campo devem ser descritas não conformidades relacionadas às análises do estabelecimento (autocontrole), conforme descrito em seu programa e/ou rotulagem aprovada na PGA-SIGSIF no intervalo entre a última auditoria e a auditoria atual (período mínimo de 3 meses), além do atendimento aos Programas Oficiais do DIPOA e requisitos específicos para os mercados para os quais o estabelecimento é habilitado. Verificar notificações de não conformidades laboratoriais, ações corretivas e preventivas adotadas frente aos desvios. Sugestão de procedimento operacional para ser executado na auditoria, em casos de investigação de fraudes em análises para respaldo para certificação:
|
|
| 11 - Controle de formulação de produtos | Avaliação obrigatória nos estabelecimentos produtores de industrializados. | |
| 12 - Rastreabilidade e recolhimento | Avaliação obrigatória nos estabelecimentos exportadores para mercados com requisitos como, por exemplo, EUA, UE, UEEA, China e Chile, seguindo as orientações do ofício de direcionamento. |
| 13 - Respaldo para certificação oficial |
Avaliação obrigatória nos estabelecimentos exportadores para mercados com requisitos como, por exemplo, EUA, UE, UEEA, China e Chile, seguindo as orientações do ofício de direcionamento.
Observação: Vide campo E - Conclusão |
|
| 14 - Bem-estar animal | ||
| 15 - Identificação, remoção, segregação e destinação do material especificado de risco (MER). |
| D - COMENTÁRIOS FINAIS |
|
Campo destinado a comentários finais dignos de nota e manifestação sobre demandas específicas solicitadas em ofício de direcionamento, como avaliação de requisitos para habilitação do estabelecimento. Este campo não deve ser deixado em branco. Todas as ações fiscais eventualmente adotadas durante a auditoria e consequentes documentos fiscais devem ser referenciados neste campo. |
| F – NOMES, CARIMBOS E ASSINATURAS |
| Auditor(es): |
| Responsável pela equipe do SIF: |
| Responsável pela empresa: |
| E – CONCLUSÃO | |
| O estabelecimento detém o controle de todos os processos avaliados. | |
|
O estabelecimento não detém o controle dos seguintes processos avaliados (citar os elementos de controle): . As ações fiscais adotadas devem ser referenciadas no campo “Comentários finais”.
Somente deverão ser mencionados neste campo os elementos para os quais o estabelecimento tenha de fato perdido o controle. Importante ressaltar que a perda de controle não depende da tomada de ações cautelares, tendo em vista que a empresa pode adotar ações de regularização e não ser necessário a adoção de ações cautelares pelo SIF ou pelo auditor. Para estes casos, o auditor deverá observar as diretrizes da Lei nº 14.515 de 2022, comunicando à empresa a não conformidade encontrada para que ela possa adotar as ações ainda durante a auditoria. Esta comunicação poderá ser feita de forma verbal ou escrita, usando os documentos previstos na legislação. Espera-se que a comunicação escrita seja feita pelo SIF local, entretanto, na recusa deste, o próprio auditor deve fazer a comunicação. Caso a empresa não adote ações suficientes para a retomada do controle, deve o SIF local ou, na recusa deste, o próprio auditor, adotar as ações necessárias para garantir a retomada do controle. Todas as ações devem ser adequadamente descritas. No caso de perda de controle a DAE deverá ser comunicada antes do final da auditoria, tendo em vista a necessidade de comunicar o SIPOA envolvido para ciência e adoção de medidas complementares, quando aplicável. |
|
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Sendo detectado descontrole no programa que atende o elemento de controle “Respaldo para certificação oficial”, referente à certificação sanitária internacional, está indicada ao DIPOA a suspensão da habilitação para exportação para os seguintes países/blocos (preencher de acordo): Descrever o mercado a ser suspenso (somente em caso de requisito específico não atendido).
OBSERVAÇÃO: Nos casos de indicação de suspensão de certificação ou habilitação, o auditor deve comunicar imediatamente o chefe da DAE ou substituto, via aplicativo de mensagens ou telefone, para que sejam tomadas as providências necessárias ao caso. Em todos os casos o estabelecimento tem 30 dias para enviar plano de ação ao SIF, identificando as ações adotadas, os prazos e as não conformidades já consideradas como solucionadas. |
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| TIPO | IDENTIFICAÇÃO | ÓRGÃO EMISSOR | ASSUNTO |
| LEI | Lei n° 1.283, de 18 de dezembro de 1950 | Presidência da República | Dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal |
| LEI | Lei n° 7.889, de 23 de novembro de 1989 | Presidência da República | Dispõe sobre inspeção sanitária e industrial dos produtos de origem animal, e dá outras providências. |
| DECRETO | Decreto n° 9.013, de 29 de março de 2017 | Presidência da República | Regulamenta a Lei nº 1.283, de 18 de dezembro de 1950, e a Lei nº 7.889, de 23 de novembro de 1989, que dispõem sobre a inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal. |
| PORTARIA | Portaria n° 210, de 10 de novembro de 1998 | MAPA | Padronização dos Métodos de Elaboração de Produtos de Origem Animal no tocante às Instalações, Equipamentos, Higiene do Ambiente, Esquema de Trabalho do Serviço de Inspeção Federal, para o Abate e a Industrialização de Aves. |
| PORTARIA | Portaria nº 711, de 1º de novembro de 1995 | MAPA | Padronização dos Métodos de Elaboração de Produtos de Origem Animal no tocante às Instalações e Equipamentos para Abate e Industrialização de Suínos. |
| PORTARIA | Portaria nº 431, de 19 de outubro de 2021 | MAPA | Aprova os Procedimentos de Trânsito e de Certificação Sanitária de Produtos de Origem Animal e de Habilitação para Exportação |
| PORTARIA | Portaria nº 651, de 08 de setembro de 2022 | MAPA | Aprova os procedimentos de vigilância e mitigação do risco da Encefalopatia Espongiforme Bovina - EEB nos estabelecimentos de abate. |
| PORTARIA | Portaria nº 249, de 22 de fevereiro de 2018 | MAPA | Fica aprovado o Código de Conduta Ética dos Agentes Públicos do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento - MAPA, na forma do Anexo desta Portaria. |
| PORTARIA | Portaria nº 562, de 11 de abril de 2018 | MAPA | Regimento Interno da Secretaria de Defesa Agropecuária |
| INSTRUÇÃO NORMATIVA | Instrução Normativa nº 102, de 15 de outubro de 2020 | MAPA | Aprova o modelo de Relatório de Auditoria e de Plano de Ação do Serviço de Inspeção Federal local e dos estabelecimentos sob SIF, em caráter de inspeção permanente. |
| INSTRUÇÃO NORMATIVA | Instrução Normativa nº 60, de 20 de dezembro de 2018 | MAPA | Fica estabelecido o controle microbiológico em carcaça de suínos e em carcaça e carne de bovinos em abatedouros frigoríficos, registrados no Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal (DIPOA), com objetivo de avaliar a higiene do processo e reduzir a prevalência de agentes patogênicos, na forma desta Instrução Normativa e dos seus Anexos. |
| INSTRUÇÃO NORMATIVA | Instrução Normativa nº 20, de 21 de outubro de 2016 | MAPA | Ficam estabelecidos o controle e o monitoramento de Salmonella spp. nos estabelecimentos avícolas comerciais de frangos e perus de corte e nos estabelecimentos de abate de frangos, galinhas, perus de corte e reprodução, registrados no Serviço de Inspeção Federal (SIF), com objetivo de reduzir a prevalência desse agente e estabelecer um nível adequado de proteção ao consumidor, na forma desta Instrução Normativa e dos seus Anexos I a IV. |
Os atos legais e normativos atualizados do MAPA podem ser acessados através do link:
| DOCUMENTO | EMISSOR | DATA DA PUBLICAÇÃO | ASSUNTO |
| Ofício-Circular nº 82/2021/DIPOA/SDA, encaminhado pelo processo 21000.015590/2021-88. | DIPOA/SDA | 22/12/2021 |
Padronização dos Procedimentos dos Serviços de Inspeção Federal (SIF) e dos Serviços de Inspeção de Produtos de Origem Animal (SIPOA), quanto ao registro de atividade de fiscalização/Inspeção no SEI; quanto a avaliação das equipes de fiscalização e quanto aos procedimentos de avaliação de planos de ação. |
| Memorando nº 195/2017/CGCOA/DIPOA, encaminhado pelo processo 21000.002841/2017-88. | CGCOA/DIPOA | 20/11/2017 | Exportação. Chile. Bovinos. Missão Veterinária. Tipificação de carcaças. Relatório final 03/10/2016 a 06/10/2016. Procedimentos de fiscalização de classificação/tipificação de carcaças e de nomenclatura de cortes. |
| Ofício-Circular nº 4/2022/CGCOA/DIPOA/SDA/MAPA, encaminhado pelo processo 21000.006782/2022-84 (SEI 20019709). | CGCOA/DIPOA | 08/02/2022 |
Frequência de Auditorias em Estabelecimentos sob SIF.
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A consulta e a obtenção das diretrizes atualizadas do MAPA podem ser realizadas através dos links:
https://www.gov.br/agricultura/pt-br/assuntos/defesa-agropecuaria
https://sigsif.agricultura.gov.br/primeira_pagina/extranet/SIGSIF.html
http://sistemasweb.agricultura.gov.br/pages/PGA-SIGSIF.html
Os links externos aqui inseridos encontravam-se disponíveis na data de publicação do presente instrumento.
As sugestões para aprimoramento ou possíveis correções deste documento devem ser direcionadas ao Departamento responsável, para alinhamento das melhores práticas de mercado, legislação vigente e/ou regulamentações, que não tenham sido contempladas na versão vigente.
| Versão | Conteúdo alterado | Data | Motivo |
| 1 | - | 23/01/2023 | Elaboração do documento (21000.004989/2023-03, OFÍCIO-CIRCULAR Nº 3/2023/CGCOA/DIPOA/SDA/MAP, de 20/01/2023) |
| Diversos | 07/06/2023 | Atualização conforme processo 21000.004989/2023-03, doc 28696645. | |
| 2 | Revisão geral e completa de todo o conteúdo do manual | 25/09/2024 | Necessidade de mudar a estrutura dos tópicos do manual, bem como fazer alterações decorrentes da evolução da legislação aplicável. (21000.004989/2023-03) |